Ahora que se acerca un año más el cierre del ejercicio son muchos los contables que tratan de hacer sus “ajustes” para tratar de presentar unas cuentas que se acerquen lo máximo posible a lo que desean las empresas. En ocasiones las sociedades piden tener los mayores gastos posibles a fin de deducirlos en el impuesto y reducir el importe a pagar, pero también hay otras que nos piden retrasar los gastos lo máximo que podamos pues esperan que, presentando una cuenta de resultados más saneada, sea más fácil la obtención de financiación por una entidad financiera.

En definitiva, queremos saber si algunos de nuestros gastos contables los debemos de imputar ya en el ejercicio o, si por el contrario, lo podemos hacer más adelante vía amortización. Entramos de lleno en lo que se conoce como “Activación de Gastos”. Esta denominación o concepto se ha establecido en el lenguaje coloquial contable sin venir como tal regulado y es por ello que son muchos de nuestros alumnos los que plantean dudas al respecto. Las principales que surgen son estas tres y la queremos comentar.

¿Qué es la activación de gastos?

Como su nombre indica, consiste en eliminar gastos que tenemos registrados en el grupo 6 y pasarlos al activo, grupo 2. Esto va a implicar que la imputación del gasto, en lugar de hacerse en un solo año, se reparta en varios, vía amortización.

Cuando adquirimos un inmovilizado, los gastos adicionales y directamente relacionados que se produzcan hasta su puesta en condiciones de funcionamiento, incluida la ubicación en el lugar y cualquier otra condición necesaria para que pueda operar de la forma prevista, formarán parte de su precio de adquisición.

Ejemplo

Es posible que tengamos la compra de un inmovilizado en curso y que contabilicemos posteriormente una factura para su instalación como gasto del grupo 6. Como aún no está en condiciones de funcionamiento esta gasto se debe de activar.

Por la compra de la máquina en curso suponiendo vale 2000€

Más adelante pagamos 100 euros por gastos de instalación

Al no estar aun en condiciones de funcionamiento, activamos los gastos

Hacemos dos observaciones

1. Como vemos, utilizamos la cuenta del grupo 73 para compensar la cuenta 629 y anular por tanto el gasto, dejando el importe en el grupo 2
2. El importe que se activa es el que corresponde al gasto, no se le suma el IVA.

¿Por qué se utiliza?

Si a la hora de contabilizar un gasto, por ejemplo de transporte, nosotros sabemos que se refiere al traslado de un inmovilizado (una máquina por ejemplo) que está en curso y que por tanto formará parte de su precio, podemos pensar en anotarlo de la siguiente forma

(por el importe del gasto de transporte)100 (472) H.P. IVA Soportado21 (570) Caja 121

Es decir, hemos reflejado directamente el gasto en el grupo 21, evitándonos de esta manera el tener que contabilizarlo primero en el grupo 6 y luego activarlo con el 73

Esta manera de trabajar, puede ser válida, pero a veces no es operativa. Supongamos una sociedad con un departamento contable en el que una persona se encarga de registrar las facturas de gastos en el libro diario. Al llegar un gasto de un acreedor por transporte, el contable lo va a anotar en el grupo 6, sin tener por que saber a qué bien se refiere. Una vez contabilizado, otra persona distinta es la que se va a encargar de revisar, si algún gasto ya contabilizado, es susceptible de activación. En este caso, este segundo contable será el que hace el asiento de la activación.

Obligación u opción de hacerlo

La última cuestión que nos planteamos es si la activación de gastos es opcional o es obligatoria.

Como norma general se establece la obligatoriedad de incluir estos gastos como mayor valor del precio de adquisición del inmovilizado (material, intangible e inversiones inmobiliarias) y así lo determina la norma de valoración segunda en su punto 1.1. Sin embargo, debemos hacer una salvedad dentro del inmovilizado intangible.

Cuando tenemos un gasto de investigación (o desarrollo) y se cumplen estas dos condiciones:

• Estar específicamente individualizados por proyectos y su coste claramente establecido para que pueda ser distribuido en el tiempo

• Tener motivos fundados de éxito técnico y de la rentabilidad económico-comercial del proyecto o proyectos de que se trate.

Dicha activación de gastos podrá resolverse como inmovilizado intangible y distribuirse en varios ejercicios (cinco máximo) vía amortización.

Como vemos, en este caso lo obligatoriedad no existe, siendo una opción que las sociedades deben de barajar. Cabría pensar que si los gastos de Investigación y desarrollo se activan (pasándose al subgrupo 20) y se amortizan como máximo en cinco años, saldríamos perjudicados fiscalmente con respecto a la opción de no activarlos y dejarlos como gasto corriente del grupo 6 deducible en su año de imputación.

         Por este motivo, el artículo 12 de la LIS establece que podrán amortizarse libremente los elementos del inmovilizado material e intangible, excluidos los edificios, afectos a las actividades de investigación y desarrollo.

Realmente no se trata de un beneficio fiscal si no que la ley pretende que estos gastos puedan ser deducidos en la Base Imponible del impuesto, como si no se hubieran activado.

La ventaja de la activación es no suponer un gasto excesivo en un solo año, si no poder repartirlo de cara a la cuenta de resultados, pero sin embargo si poder deducírnoslo fiscalmente conforme lo vamos teniendo.

El inconveniente lo tenemos en que vamos a tener una diferencia entre el importe de la amortización contable (que ser hará en un máximo de cinco años) y la fiscal (si aplicamos libertad) lo que va a determinar ajustes por diferencias temporarias

Cuando adquirimos un inmovilizado, todos los gastos necesarios hasta que este esté en condiciones de funcionamiento deben considerarse como mayor valor del inmovilizado. Nos referimos a gastos de transporte, seguros, instalación, obras de acondicionamiento, etc..