Contabilidad de los acuerdos de cesión de licencias

El tratamiento contable de los acuerdos de cesión de licencias aparece como novedad en la nueva regulación de los ingresos y gastos. La Resolución del ICAC de febrero de este año nos presenta algunos casos particulares que desde esta tribuna entendemos sería interesante tratar, por la novedad que suponen los mismos y por compartir experiencia.

¿Qué se entiende por cesión de licencias?

Cuando una sociedad, que posee la propiedad intelectual o industrial, concede a un cliente una licencia la está dando derecho a su uso durante un tiempo determinado. Nos referimos a licencias sobre algunos aspectos como:

• Programas informáticos o de tecnología.
• Películas, música y otras formas de difusión o entretenimiento.
• Patentes, marcas comerciales y derechos de autor.

Si el derecho a utilizar la licencia incluye la transferencia de otros bienes o servicios separables  se deben considerar como varias obligaciones de cumplimiento y se deberán identificar y valorar por separado en su reconocimiento contable. En caso contrario se tratará como una sola obligación

La Resolución del ICAC  establece que no suponen obligaciones de cumplimiento distintas:

1. La licencia que es un componente de un bien tangible y parte integral de la funcionalidad de dicho bien.
2. La licencia que solo se comercializa con un servicio relacionado (tal como un servicio en línea proporcionado por la empresa que permite al cliente, mediante la concesión de la licencia, acceder a contenidos).

Tipos de licencias

A la hora de reconocer el ingreso y hacer nuestros apuntes contables, debemos atender a la distinción que hace la norma de las licencias. La norma distingue entre licencias que otorgan al cesionario (cliente) un derecho de uso (se devenga en un momento dado) y licencias que otorgan un derecho de acceso (se devenga a lo largo del tiempo)

a) Contabilidad de acuerdos de cesión de licencias como derecho de uso

Se permite el uso de la propiedad intelectual de la entidad según se encuentre en el momento de la concesión de la licencia, es decir, el contrato no incluye ningún tipo de actualización. Esto significa que el cliente solo podrá utilizar el servicio durante el tiempo que dure el contrato tal como se encuentre en el momento de la firma.

La obligación se cumple en un momento determinado. Este momento no podrá ser anterior al comienzo del periodo durante el cual el cliente va a poder usar y beneficiarse del activo.

Si por ejemplo, una licencia para utilizar un programa informático comienza en el mes de enero pero la empresa debe dar acceso a su cliente mediante un usuario y contraseña que no entrega hasta el mes de marzo, el ingreso no se podrá contabilizar hasta este mes.

Contablemente

El registro contable del ingreso se hará en el momento que se haga el contrato y se transfiere la licencia al cliente.

Después, en cada momento de cobro haremos

Cuidado con el componente financiero

Si el cobro de la licencia se hace a largo plazo debemos tener en cuenta el componente financiero de la operación.

Esto significa que en la cuenta (705) no debemos anotar el ingreso total, ya que una parte del mismo se supone que son intereses implícitos y deberá ir en la (769) En el asiento antes señalada, el IVA será el mismo pero la cuenta (705) y la (430) no deberán incluir esta parte de intereses.

En el asiento de cada cobro anotaremos

De esa manera dividimos el ingreso total en dos partes, una en la (705) y otra en la (769)

b) Contabilidad de acuerdos de cesión de licencias como derecho de acceso

Esta licencia da derecho al cliente a acceder a la propiedad del cedente tal como evoluciones a lo largo del periodo de la licencia por lo que la obligación se cumple a lo largo de un periodo de tiempo. Es decir, el contrato incluye todas las actualizaciones que se realicen.

Nos encontramos en este caso si se cumple:

1. a)     El contrato requiere o el cliente espera, que la empresa lleve a cabo actividades que afecten de forma significativa a la propiedad intelectual a la que tiene derecho.
2. b)     Los derechos concedidos por la licencia exponen directamente al cliente a los efectos positivos o negativos de las actividades de la empresa.
3. c)      Esas actividades no dan lugar a la transferencia de un bien o servicio al cliente a medida que dichas actividades tengan lugar.

Contablemente

Como se trata del acceso a la propiedad intelectual y a su evolución la obligación se cumple a lo largo del tiempo. El reconocimiento contable del ingreso se irá reconociendo cada uno de los meses que dure el contrato ya que la actualización supone un coste para la empresa propietaria de la licencia.

El apunte contable mensual será el siguiente:

A modo de resumen

Si la cesión de la licencia solo concede el derecho al uso pero no a la actualización, el reconocimiento del ingreso se hace en el momento inicial por el total de este y teniendo en cuenta el efecto impositivo.

Por el contrario, si la cesión de la licencia concede el derecho de acceso y, por tanto, a las posibles modificaciones y actualizaciones, el reconocimiento del ingreso se hará poco a poco, normalmente conforme se hace el cobro.

Dejamos para la semana que viene un caso práctico de cada una de las opciones que hemos comentado.