Aspectos contables del Arqueo de Caja

El arqueo de caja consiste en comparar el saldo contable de la cuenta de caja con el resultado físico de contar los billetes, monedas y cheques que en ella se encuentran  a fin de determinar los posibles errores.  Esta operación, dependiente del volumen de operaciones que hagamos en efectivo, podrá ser diario, semanal, mensual, etc a criterio de su responsable.

Si ambos saldos coinciden, no deberemos realizar ningún ajuste, por el contrario si no lo hacen  tendremos en cuenta que siempre debemos adaptar el arqueo contable al físico, este último es el correcto.

Antes de realizar los apuntes contables en los distintos casos que nos podemos encontrar, enunciaremos el principio de prudencia:

Principio de prudencia únicamente se contabilizarán los beneficios obtenidos hasta la fecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, se deberán tener en cuenta todos los riegos, con origen en el ejercicio o en otro anterior tan pronto sean conocidos.

1. Si la diferencia entre el arqueo físico y contable es negativa (falta dinero o hay billetes falsos) siguiendo el principio de prudencia deberé contabilizar la pérdida.

Si no encontráramos nunca la diferencia, efectivamente habremos contabilizado una pérdida real que afectará a nuestro resultado y el saldo de caja lo tendremos cuadrado.

Si, por el contrario y como caso poco habitual, en un momento posterior encontráramos el dinero que nos faltaba, compensamos la pérdida contabilizada con un ingreso.

2. Si la diferencia es positiva, atendiendo nuevamente al principio de prudencia, no debemos contabilizar el ingreso hasta que no sea real, por lo que lo incluiremos, de momento, en una cuenta transitoria (la 555)

Si más adelante descubrimos a que se refiere, eliminamos la cuenta transitoria y abonamos a la que realmente corresponda. Imaginemos que cobramos a un cliente en su momento y olvidamos hacer el apunte, disminuyendo el saldo del mismo.

Si por el contrario no lo descubrimos, eliminamos la cuenta transitoria y ahora sí, abonamos  en una cuenta de ingresos.