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El canal de denuncias es una herramienta obligatoria desde el 1 de diciembre para todas las empresas con más de 50 personas empleadas. Esto se recoge en la llamada Ley del canal de denuncias, es decir, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. La prevención y sanción de los delitos e irregularidades cometidas dentro de las empresas, así como la protección y el anonimato de los denunciantes, son los objetivos de esta medida.
¿Qué es el canal de denuncias?
Las personas trabajadoras de una empresa pueden, de manera anónima y confidencial, a través de medios orales o escritos, denunciar cualquier comportamiento o actitud que pueda constituir una infracción o irregularidad dentro de la empresa, gracias a este canal de denuncias interno.
A través de este canal, tanto los miembros de la empresa como las personas externas vinculadas a la misma pueden presentar denuncias sobre dichos comportamientos. Posteriormente, el órgano o comité correspondiente tramitará y, en su caso, investigará las denuncias recibidas.
Ley 2/2023 de canal de denuncias
Esta Ley de canal de denuncias se traspone de la Directiva UE 2019/1937 del parlamento europeo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
Por medio de esta normativa, se establece que, durante un período de dos años, se garantiza la protección de los informadores (denunciantes), manteniendo su anonimato y protegiendo especialmente su identidad. Se establece, pues, la implementación de un canal de denuncias obligatorio para empresas con más de 50 empleados, junto con la posibilidad de tramitar denuncias de manera anónima.
Canal de denuncias interno y externo
Existe la posibilidad de establecer el canal de denuncias en la empresa de manera interna o externa:
Canal interno de denuncias
El canal interno de denuncias es gestionado directamente por la empresa. Esta es una vía establecida dentro de la organización para que los empleados y otras partes interesadas presenten denuncias sobre cualquier actividad indebida.
En el caso del canal interno, la empresa debe establecer un procedimiento claro para la presentación y tramitación de denuncias. Es la empresa designa a una persona (delegado de un canal de denuncias interno) o un equipo encargado de recibir, evaluar y gestionar las denuncias recibidas.
Este canal suele estar respaldado por políticas internas, procedimientos y regulaciones de la empresa para garantizar la adecuada investigación y resolución de las denuncias.
Canal externo de denuncias
Así también, la norma permite contratar el canal de denuncias de manera externa. Este canal externo de denuncias implica contratar a un proveedor externo para gestionar el proceso de denuncia en nombre de la empresa o hacerlo ante las autoridades competentes.
En este caso, es un tercero independiente a la empresa quien recibe y gestiona las denuncias en nombre de la empresa, proporcionando un grado adicional de objetividad y confidencialidad.
La organización que gestione el canal externo puede ofrecer servicios adicionales, como análisis de datos, seguimiento de casos, asesoramiento legal y soporte para investigaciones.
Al final, lo importante es que ambos tienen como fin principal proporcionar una vía segura y confidencial para que la plantilla y otras partes interesadas informen sobre conductas inapropiadas o ilegales dentro de la empresa.
¿Cómo funciona este canal de denuncias?
Una correcta preparación y organización están vinculadas al procedimiento del canal de denuncias. Es esencial que en estas etapas iniciales se designe a una persona encargada del canal de denuncias, que se especifiquen las vías para realizar las posibles denuncias, que se establezcan los procesos que seguirán las denuncias, o, por otra parte, inscribirse en la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I).
La Autoridad Independiente de Protección al Informante es una entidad gubernamental creada para implementar y supervisar la protección de aquellas personas que denuncian y divulgan información sobre actividades ilegales, inmorales o poco éticas dentro de organizaciones públicas o privadas. Esta entidad proporciona canales seguros y confidenciales para que los informantes presenten sus denuncias y garantiza la protección de su identidad y seguridad contra posibles represalias.
Pasos del canal de denuncias
Así pues, una vez activado, el funcionamiento del canal de denuncias resulta simple. Una vez que se ha establecido, se ha elaborado el reglamento y se ha definido el protocolo del canal de denuncias, todo el procedimiento sigue una serie de pasos establecidos:
En primer lugar, a través del canal habilitado, la persona denunciante presenta su queja. Una vez recibida la queja, las persona encargada o la persona administrativa externa del canal la evaluará y decidirá si esta debe ser procesada o por el contrario no, esto dependerá de si hay indicios de la irregularidad denunciada o no.
Por otra parte, la empresa tiene un plazo de 7 días para informar la persona denunciante sobre la recepción de la queja. Y en caso de que la queja sea procesada, la empresa tendrá un máximo de 3 meses para llevar a cabo una investigación interna para poder aclarar los hechos que se denunciaron. Este plazo de 3 meses puede extenderse por otros 3 meses más en algunos casos que sean más complejos.
Además, las denuncias presentadas y procesadas se registrarán, asegurando la confidencialidad, y deberán estar disponibles para las autoridades judiciales en caso de un proceso legal. Los datos personales contenidos en este registro se conservarán durante el tiempo necesario, con un límite máximo de 10 años.
Como puedes ver, el canal de denuncias es una importante herramienta para las empresas en la lucha contra la corrupción y la prevención de irregularidades. Tanto el canal interno como el externo ofrecen vías seguras y confidenciales para que las personas en plantilla informen sobre conductas inapropiadas o ilegales.
Así pues, la correcta implementación y gestión de estos canales es fundamental para asegurar una respuesta efectiva ante las denuncias recibidas, promoviendo así un ambiente de confianza y cumplimiento normativo dentro de la empresa.
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