Cómo hacer la declaración trimestral de IVA sin cometer errores

Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, es probable que la declaración trimestral del IVA sea una de esas obligaciones que te generan dudas (o dolores de cabeza). Pero que no cunda el pánico, es más sencillo de lo que parece.

En este artículo te explico, paso a paso y con ejemplos, cómo presentar el IVA trimestral, qué errores evitar y qué plazos debes cumplir para no llevarte sorpresas desagradables con Hacienda.

¿Qué es la declaración trimestral del IVA y quién tiene que presentarla?

Empecemos por lo más básico conociendo, un poco más acerca de este impuesto. El IVA es un impuesto que afecta a la mayoría de las actividades económicas en España.

Ten en cuenta que cada vez que vendes un producto o prestas un servicio, añades un porcentaje de IVA en la factura (normalmente el 21% aunque hay tipos reducidos y superreducidos).

Ahora bien, como empresa o autónomo, digamos que no te quedas con ese dinero, sino que se lo ingresas a Hacienda cada tres meses a través del Modelo 303.

Pero aquí viene lo bueno: no todo el IVA que cobras a tus clientes tienes que pagarlo tal cual. Puedes restar el IVA que has pagado, en tus compras y gastos relacionados con tu negocio.

Ejemplo de cómo calcular el IVA

Veamos un ejemplo para entenderlo mejor, imagina que eres diseñador gráfico. En el último trimestre has facturado 5.000€ por tus servicios. A ese importe hay que sumarle el 21% de IVA, lo que significa que el cliente te ha pagado un total de 6.050€ (5.000€ + 1.050€ de IVA). De esos 6.050€, los 5.000€ son tu facturación real y los 1.050€ corresponden al IVA devengado, que más adelante deberás ingresar a Hacienda.

Por otra lado, durante ese mismo trimeste, has comprado un portátil para tu negocio por un total de 1.000 (IVA incluido). Aquí es importante aclarar que ese total no es solo el precio del producto, sino que dentro de esos 1.000€ hay una parte de IVA Soportado que tú has pagado. Si desglosamos la cantidad, el precio sin IVA es aproximadamente 826,45€, y el IVA soportado ascienda a 173,55€.

Ahora viene el cálculo final para la declaración:

• IVA devengado (lo que has cobrado en tus facturas): 1.050 €.
• IVA soportado (lo que has pagado en tus compras): 173,55€
• IVA a pagar (la diferencia entre ambos): 876,45€
• Tu base imponible sería 5.000€

IVA devengado e IVA soportado

Por aclarar un poco más sobre estos conceptos, podemos definir el IVA devengado como el IVA que cobras a tus clientes cuando emites una factura. Es el impuesto que debes ingresar a Hacienda

Mientras que el IVA soportado, es el IVA que pagas en tus compras y gastos relacionados con tu actividad, el cual puedes restar del IVA devengado en la declaración trimestral.

Pero ¿existe una cantidad concreta de IVA soportado que se puede deducir trimestralmente?

Realmente, no. Es decir, podrías aumentar tus compras deducibles para reducir el IVA a pagar, pero no puedes hacerlo de forma ilimitada ni con cualquier gasto, ya que Hacienda establece ciertas normas para evitar abusos o fraudes en la dedución del IVA Soportado.

Entonces, ¿quién tiene que presentar la declaración trimestral del IVA?

En cuanto a la obligatoriedad de presentar la declaración trimestral del IVA, realmente, es un trámite obligatorio para la mayoría de autónomos, profesionales y empresas que realizan una actividad económica, es decir, todos los sujetos pasivos del impuesto.

Hay excepciones como por ejemplo los negocios acogidos al régimen especial de recargo de equivalencia que, a grandes rasgos, es el régimen aplicable a los comerciantes minoristas como zapaterías o papelerías. Esto se debe a que el minorista paga el IVA directamente a sus proveedores junto con un recargo adicional, llamado recargo de equivalencia.

Tampoco deben presentar esta declaración algunas actividades exentas de IVA como médicos o algunos artistas. Pero, ojo, estar exento de IVA no significa estar exento de otras obligaciones fiscales.

Fechas clave para presentar el IVA trimestral

Ahora que sabemos en qué consiste la declaración trimestral del IVA veamos las fechas clave, aunque como su nombre indica, esta declaración se presenta cada 3 meses.

Ahora bien, es muy importante no despistarse con los plazos porque, si te retrasas, Hacienda puede aplicarte sanciones o recargos.

• Primer trimestre: hasta el 20 de abril. Tienes hasta esta fecha para presentar el IVA de las actividades realizadas entre enero y marzo.
• Segundo trimestre: hasta el 20 de julio. Tienes hasta esta fecha para registrar el IVA de las actividades entre abril y junio.
• Tercer trimestre: hasta el 20 de octubre. Para presentar el IVA de las actividades realizadas entre julio y septiembre.
• Cuarto trimestre: hasta el 30 de enero del año siguiente. Se registra el IVA de las actividades realizadas entre octubre y diciembre.

Te sugerimos que si en alguna ocasión no puedes pagarlo a tiempo, no lo ignores. Hacienda permite fraccionar o aplazar el pago, pero es mejor hacerlo cuanto antes para evitar problemas mayores.

Cómo presentar el Modelo 303 paso a paso

Ahora que ya tienes claro qué es y cuándo se presenta, vamos al grano ¿cómo se hace?

La presentación del Modelo 303 se realiza de forma telemática a través de la web de la Agencia Tributaria. Para acceder, puedes utilizar tu certificado digital, el sistema Cl@ve PIN, o la referencia de la declaración anterior.

Una vez dentro, te encontrarás con un formulario que puede parecer un laberinto de casillas, pero tranquilo, tranquila, aquí te explico lo más importante:

1. Accede a la web de la Agencia Tributaria. Te dejamos el enlace para que puedas acceder directamente desde aquí.
2. Indica el trimestre al que corresponde la declaración.
3. Introduce el IVA devengado (el que has cobrado a tus clientes en facturas).
4. Añade el IVA soportado, es decir, el que has pagado en compras y gastos.
5. Calcula la diferencia: si el IVA devengado es mayor que el soportado, tendrás que pagar. Si es al revés, puedes compensarlo en el siguiente trimestre o solicitar devolución (solo en el cuarto trimestre).
6. Revisa todo y envía la declaración. Si te sale a pagar, puedes hacerlo en el momento o domiciliarlo.

Si necesitas más información sobre cómo cumplimentar el Modelo 303, en este artículo hablamos en detalle sobre ello.

Errores comunes al presentar el IVA trimestral y cómo evitarlos

Y es que aunque la declaración de IVA es un trámite frecuente, muchos autónomos caen en errores que pueden costarles dinero o sanciones. Estos son los más habituales:

• No incluir todas las facturas de gastos: Asegúrate de contabilizar correctamente el IVA soportado, porque de lo contrario podrías pagar de más.
• Equivocarte en las casillas del modelo 303: Es importante introducir los datos en los apartados correctos para evitar problemas con Hacienda.
• Olvidar la fecha límite: Recuerda que debes presentar el IVA trimestral antes del 20 de abril, 20 de julio, 20 de octubre o 30 de enero, según el trimestre.

No obstante, si cometes un error, no te agobies, puedes presentar una declaración complementaria para corregirlo.

Algunas claves para presental el IVA sin complicaciones

Aunque al principio presentar el modelo 303 puede parecer complicado, siguiendo estas pautas básicas que te recomendamos, se convertirá en una rutina más de la gestión de tu negocio.

Como consejo, te recomendamos no dejar la declaración para el último día. Para que no te ocurra esto y evitar el estrés de última hora, ayuda mucho tener las cuentas al día.

Además, revisa bien tus facturas y cálculos. Si haces haces tú mismo las declaraciones del IVA, te ayudará usar programas de facturación para asegurarte de que los datos son correctos.

Cuando todo esté presentado, guarda siempre una copia de la declaración presentada. Esperamos que te haya sido útil ¡y no te quede ninguna duda sobre cómo presentar el IVA trimestral sin complicaciones!

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