Como se contabiliza una baja laboral por incapacidad temporal

Cuando un trabajador queda imposibilitado temporalmente para realizar su trabajo por una enfermedad común, por una enfermedad profesional o por un accidente de trabajo va a percibir un subsidio conocido como Incapacidad Temporal.

Nos ha parecido interesante completar nuestra tribuna “ Incapacidad Temporal: ¿Qué es y cómo se calcula? ” conociendo también los aspectos contables que la sociedad debe tener en cuenta en estas situaciones. Contestamos a dos preguntas y analizamos los posibles casos contables.

¿Quién se hace cargo de los gastos de personal en el caso de una baja?

La prestación económica por la Incapacidad Temporal corresponderá al Instituto Nacional de la Seguridad Social o a la Mutua Colaboradora de la Seguridad Social en su caso.

¿Quién realiza el pago al trabajador?

Lo normal es que el empresario siga realizando el pago como si fuera una nómina normal y luego será la Seguridad Social o la Mutua quien pague al empresario. De este modo el trabajador recibe el ingreso por el subsidio con normalidad incluyendo las retenciones por IRPF y por la Seguridad Social. Sin embargo no es este el único sistema pues puede darse el caso en que sean estas sociedades gestoras las  que hagan el pago directamente al empleado,  sin la intermediación del empresario.

Es precisamente esta doble posibilidad la que va a condicionar los apuntes contables, haciendo que su  tratamiento sea diferente

Caso 1: Contabilidad de la baja con pago delegado al empresario.

Como comentamos, la prestación es asumida por el INSS o por la Mutua pero el pago lo realiza el empresario al trabajador para luego descontarlo de los importes por las cuotas  a ingresar a la seguridad social

Por el pago del subsidio

El importe del subsidio será el valor del salario del trabajador menos las cuotas a la seguridad social correspondientes tanto a este como a la sociedad. Esta cantidad irá anotada en la cuenta (471). Sin embargo lo recibido por el trabajador (y anotado en la cuenta 572) será el salario bruto menos su retención a la Seguridad Social y al IRPF, es decir, como una nómina normal.

En el momento de la liquidación periódica con la seguridad social

Si la sociedad tiene más trabajadores  además del que este dado de baja, contabilizará las nóminas con normalidad y tendrá en la cuenta (476) el saldo que debe a la Seguridad Social y que podrá rebajar con el importe de la (471) anterior.

Caso práctico

Uno de nuestros trabajadores ha sufrido un accidente por lo que se le ha dado la baja. El salario que corresponde abonar al INSS lo pagaremos nosotros y posteriormente nos lo deduciremos de las cotizaciones a ingresar en la Seguridad Social. Los datos a contabilizar correspondientes a este mes son los siguientes:

• Salario bruto: 1.600 €
• Cuota patronal a la Seguridad Social: 512 €
• Cuota a la Seguridad Social del trabajador: 96 €
• Retención del IRPF: 320 €

El importe a anotar en la (471) será: 1.600 – 512 – 96 = 992

El importe que recibo el trabajador será: 1.600 – 96 – 320 = 1.184

Si lo comparamos con el apunte normal que haríamos en caso de no estar de baja:

Vemos que no hemos anotado la (640) sino la (471) y no contabilizados la (476) sino que su importe lo restamos a la (471)

Caso 2: Contabilidad de la baja con pago directo de la sociedad gestora

En este caso, la empresa solo deberá realizar un apunte contable por la parte de la seguridad social que le corresponde. En definitiva, el único gasto que a la sociedad le supone el trabajador que tiene de baja es el pago de su cuota correspondiente de seguridad social, pero no el del salario.

Caso practico

Suponiendo los mismos datos del caso anterior

• Salario bruto: 1.600 €
• Cuota patronal a la Seguridad Social: 512 €
• Cuota a la Seguridad Social del trabajador: 96 €
• Retención del IRPF: 320 €