Conciliación bancaria: ejemplo

Uno de los procesos hasta hace no mucho tiempo más tediosos dentro de la operatoria contable y de gestión en la empresa era su conciliación bancaria. Hoy, gracias a los programas informáticos especializados y al uso de la banca electrónica ha dejado de ser tan laborioso pero sigue teniendo la misma importancia.

Queremos repasar hoy en qué consiste la conciliación bancaria mediante un ejemplo práctico sencillo.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria no es más que la comprobación de que los apuntes contables de sus cuentas de bancos coinciden con los extractos bancarios. Consiste en verificar y, en su caso, ajustar las posibles diferencias entre los saldos contables y los bancarios haciendo que coincidan.

En España es la Agencia Tributaria la que exige que todas las sociedades de capital, independientemente del tamaño que tengan y a lo que se dediquen deban realizar la conciliación bancaria.

Los autónomos, por su parte, al no estar obligados a presentar sus cuentas anuales, tampoco deben realizar conciliación bancaria. En cualquier caso, con independencia de su obligatoriedad, todos los negocios deberían realizar su propia conciliación bancaria para detectar y corregir las discrepancias entre contabilidad y los saldos reales.

En nuestra tribuna “La conciliación bancaria: que es y para qué sirve” ya vimos su importancia y utilidad. Hoy nos queremos centrar en ver su necesidad y su cálculo.

Fecha de valor y fecha de operación

En la referida tribuna, analizábamos los principales motivos de descuadre entre el saldo contable y el extracto bancario. Queremos añadir ahora otro que también es importante y que se refiere a los conceptos de fecha de valor y fecha de operación bancarias.

Podemos encontrar que en algunas operaciones bancarias no coincide la fecha en que se realiza el apunte con la fecha en que este tiene plena eficacia, esta segunda fecha es la que conocemos como fecha valor, y a continuación vamos a ocuparnos de la regulación existente.

Existe por tanto un fecha contable en la que se realiza el apunte de adeudo o abono, y otra fecha, fecha valor, que es cuando este tiene plena eficacia y comienza a devengar intereses, a favor o en contra. La normativa del sector, consciente de que estas fechas pueden no coincidir, por razones operativas, establece unos límites claros y en todo caso obliga a las entidades a contabilizar las operaciones con la mayor rapidez posible.

Pasos para realizar una conciliación bancaria

Los pasos para realizar la conciliación los podemos resumir en los siguientes:

1. Extraer la información contable de sus movimientos de bancos. Entendemos que el libro ideal para hacer esa operación es el libro mayor. También nos puede ser útil el libro de facturas emitidas y recibidas.
2. Obtener los extractos bancarios. Lo haremos mediante la banca electrónica de cada uno de los bancos con los que trabajemos. Segregar por periodos
3. Sumar los totales del periodo tanto en contabilidad como en los extractos bancarios. Si los totales coinciden (cosa poco probable) podemos decir que la conciliación está hecha y n os evitamos los demás pasos.
4. Conciliar los ingresos. Comparamos los movimientos del debe de nuestra cuenta bancaria con los positivos del extracto bancario durante el periodo elegido.
5. Conciliar los gastos. Comparamos los  movimientos del haber de nuestra cuenta bancaria con los negativos del extracto bancario.

Ejemplo de conciliación bancaria

Supongamos que nuestra empresa trabaja solo con  el Banco X y que durante el mes de enero realiza solo tres ventas y tiene tres gastos. El mayor contable de la cuenta arroja estos datos.

Vamos a separarlo en dos: conciliación de los ingresos y  y conciliación de los gastos

a) Conciliación de los ingresos

Listamos ahora solo los ingresos contables

Vemos el extracto bancario en la banca online y nos da esta información

Vemos que el total contable y el del extracto coinciden con lo cual cuadra y la conciliación la tendríamos hecha.

Esta información de conciliación la podemos plasmar en un cuadro como este:

Que las fechas no coincidan es lo más habitual por lo que hemos comentado de la diferencia entre la fecha de operación y la fecha de valor.  Sin embargo, la conciliación la hemos podido realizar y no hay diferencia.

b) Conciliación de los gastos

Vemos el extracto bancario y nos da esta información

Vemos que no coinciden por el hecho de faltar uno de los ingresos en el extracto bancario de enero. Pedimos el de febrero y tenemos esta información

 c) Caso de descuadre

Vamos a suponer que los mismos datos que en la conciliación de los ingresos pero el de la factura dos no nos lo han pagado al llegar el vencimiento ni sabemos cuándo lo harán.

Vemos el extracto bancario y nos da esta información

El desajuste en este caso es de -1.800 euros.

La siguiente conciliación que hagamos, el mes siguiente, empezará en negativo a la espera de poder ser ajustado cuando la empresa nos pague.

Conclusión

La conciliación no es algo que debamos de tomar como optativo. Las empresas tienen la obligación de hacerlo y  los autónomos la recomendación. Lo ideal es hacerlo de manera mensual para no acumular desajustes de una a otro y necesitar menos tiempo para hacerla.

Nuestros saldos contables deben coincidir con los de los extractos bancarios en todo momento y , sobre todo, en el cierre a la hora de formular el balance. Si hacemos un seguimiento de los posibles descuadres minimizamos errores y tenemos menos problemas.

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