Consejos de Contabilidad con Excel

La contabilidad con Excel sigue siendo una herramienta muy útil para determinado tipo de empresas. Es cierto que en el mercado existen numerosos programas y software que se pueden adaptar a todo tipo de contabilidades, pero aún son muchas las empresas que siguen confiando en Excel para llevar sus cuentas. Pero realmente, ¿Qué es excel y para qué sirve?

La familiaridad de las aplicaciones de Microsoft Office, las funciones y fórmulas  que ofrece e incluso la facilidad de encontrar y descargar de manera gratuita plantillas creadas por otros usuarios hace que la contabilidad con Excel sea una opción a tener en cuenta.

¿A quién le interesa llevar su contabilidad con Excel?

En muchas ocasiones las empresas no precisan de programas complejos para llevar su contabilidad. Los que hay en el mercado pueden ser demasiado avanzados e incluso costosos para las funciones que estas necesitan. Algunos de los “usuarios” de la aplicación de Microsoft pueden ser estos:

• Autónomos en estimación directa simplificada. Los autónomos no están obligados a llevar una contabilidad adaptada al Plan General Contable y al Código de Comercio. Solo deberán llevar un libro de ingresos y gastos y de bienes de inversión. Esto perfectamente lo pueden hacer con Excel evitando tener que hacer desembolsos en otros programas del mercado a los que no les van a sacar partido.
• Microempresas. El artículo 25 del Código de Comercio dice: “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de sus operaciones.. “ Esto significa que las microempresas deberán llevar contabilidad pero normalmente sus operaciones son básicas y se refieren a gastos e ingresos que pueden llevar con Excel.
• Pymes. Al igual que las microempresas, si el volumen de información que manejan no es muy elevado, pueden llevar su contabilidad con Excel. Además, es muy corriente que este tipo de empresas precisen los servicios externos de una asesoría contable que le llevará las cuentas. En estos casos, las herramientas de Excel se utilizan a nivel interno para llevar un control de sus gastos e ingresos, independientemente de que su contabilidad oficial la haga la asesoría.

Contabilidad con Excel: aspectos positivos y negativos

La principal ventaja que plantea Excel es su fácil manejo y su principal inconveniente el no ser la herramienta ideal para un gran volumen de operaciones. Sin embargo, vamos a analizar un poco más sus aspectos positivos y negativos para saber si nos interesas o no en nuestro negocio.

A favor

1. Disponibilidad del “Paquete Office”. Prácticamente todas las empresas adquieren el paquete office para sus gestión y administración, por lo que no supondrá un desembolso adicional si se desea usar para la llevanza de la contabilidad.
2. Fórmulas y plantillas ya establecidas. Las fórmulas nos permiten realizar operaciones aritméticas de manera inmediata. Las plantillas ya creadas se pueden personalizar y, aunque suponga un trabajo inicial, nos va a ahorra después mucho tiempo.
3. Posibilidad de utilizar funciones gráficas. Cualquier tabla de datos se puede transformar en una gráfica, lo que permite un análisis más sencillo.
4. Visualización. Es fácil destacar datos fundamentales con colores, negritas para organizar mejor los datos. También es fácil filtrar la información atendiendo a diferentes parámetros.
5. Análisis de gran cantidad de datos. El almacenamiento es prácticamente infinito.

En contra

1. Plantillas personalizadas En ocasiones las plantillas que ofrece Excel debemos adaptarlas a nuestras necesidades. Esto puede suponer una planificación y organización que requiere de tiempo.
2. Lentitud. Si intentamos pedir que realice una operación para una cantidad muy elevada de datos, es posible que se sobrecargue y necesite unos minutos para responder.
3. Falta de actualización. Debemos tener en cuenta que la contabilidad con Excel no está vinculada a ninguna actualización contable o fiscal.
4. Dificultad para compartir. Si la hoja de Excel es muy pesada es difícil que cargue con agilidad y su uso en dispositivos como Tablet o móvil es complejo. El uso suele ser individual y no permite hacerlo en equipo. Si se utilizan versiones en la nube, esto puede mejorarse.

Plantillas de referencia y funciones

Excel cuenta con multitud de plantillas ya listas para infinidad de tareas y, entre ellas, para la contabilidad. Basta con entrar en Excel, pulsar “archivo” dar a “nuevo” y en la celda de búsqueda anotar la palabra “contabilidad”. También tenemos plantillas de “ingresos y gastos”, “balances contables”, “conciliación bancaria” “facturas”, “cobros” , “presupuestos” o “libro mayor”.

Para llevar la contabilidad Excel cuenta con una serie de funciones que nos van a ayudar. Funciones de matemáticas, financieras, estadística, bases de datos, información, contabilidad etc..

Conclusión sobre la contabilidad con Excel

Si lo que deseas es una opción para llevar tu libro diario y mayor, cerrar tu contabilidad y presentar tus cuentas anuales de manera sencilla y barata, la contabilidad con Excel puede ser una alternativa interesante.

No tiene por qué suponer un desembolso añadido y, dedicando un tiempo inicial, puede ser suficiente para lo que necesitamos. La formación en esta herramienta y su uso puede suponer una forma sencilla de cumplir con las obligaciones contables.