Cómo es la contabilidad de la factura de abono

Todos nos podemos equivocar a la hora de emitir una factura o en el momento de su contabilización. Para poder corregir estos errores, tenemos la denominada factura de abono. Queremos conocer hoy qué es este tipo de factura y cómo se debe contabilizar.

La factura de abono (también conocida como nota de abono) la podemos definir como el instrumento con el que cuenta la empresa para poder corregir, o incluso cancelar, una factura emitida anteriormente. Normalmente la corrección o anulación de una factura puede venir por algún error en la emisión de esta o por motivos posteriores como descuentos o devoluciones.

En este sentido, cuando una sociedad emite a sus clientes una factura por la prestación de un servicio o por la venta de un determinado producto, si posteriormente tiene la necesidad de modificarla o anularla, deberá emitir una nueva factura (no modificar la primera) que denominamos factura de abono.

Factura de abono frente a factura rectificativa

Con la modificación del Reglamento de Facturación, el término de abono utilizado para este tipo de facturas deja de usarse. Ahora se incluyen dentro de las conocidas como facturas rectificativas. Se puede decir que una factura de abono es la factura rectificativa que se emite cuando se produce una devolución de artículos.

Aun habiéndose realizado esta modificación, es cierto que, popularmente, aún se sigue dando uso al término, aunque para Hacienda solo existe la factura rectificativa. Factura de abono y factura rectificativa son lo mismo de cara a la Agencia Tributaria.

Requisitos de la factura de abono

Se exige, para la validez de la factura rectificativa, que cumpla los siguientes requisitos:

• Se debe identificar y señalar que se trata de una factura de abono. Para ello deberá tener una numeración propia atendiendo a lo que indica el Reglamento de facturación. Esta numeración debe ser correlativa y alfanumérica.
• A su vez, se debe hacer referencia a la factura originaria que corrige
• Se deberá hacer constar el motivo del abono.
• El resto de los elementos de la factura de abono deben coincidir con los que constan en la factura ordinaria a la que corrige

¿Qué debe incluir una factura de abono?

Conociendo los requisitos que se deben cumplir, anotamos ahora qué se debe incluir en la factura de abono:

• Fecha de la factura
• Número de factura  (numeración propia)
• Número de factura a rectificar. Este dato se puede incluir al principio de la factura o bien en el concepto de esta.
• Datos identificativos del cliente como el nombre, apellidos, razón social, NIF y domicilio fiscal
• Datos identificativos del emisor (igual que los del cliente)
• En el concepto se dejará constancia de que se trata de una “corrección de la factura X” o “devolución ó descuento correspondiente a la factura X”
• Se anotarán en negativo la base imponible y el IVA aplicado, dando lugar al total de la factura de abono.

Motivos para emitir una factura de abono

Son muchos los motivos que justifican la emisión de una factura de abono, pero podemos detallar los siguientes:

• Error en alguno de los requisitos formales: hablamos de error en las cantidades, en el precio, en el concepto de la factura, etc. Los requisitos formales vienen recogidos en los artículos 6 y 7 del Reglamento de facturación
• Error en la determinación de la tributación. Nos referimos a la existencia de un impuesto que no corresponde, a un error a la hora de imponer el tipo impositivo del IVA o de cálculo
• Modificación de la base imponible del IVA al modificarse el precio de venta. Esto puede ocurrir en los envases y embalajes con derecho a devolución o en los descuentos posteriores a la factura.
• Devolución de un producto solicitado por el cliente
• Por compensación económica a la que tenga derecho el cliente

La emisión de la factura de abono para corregir un error de la original se deberá hacer tan pronto se tenga conocimiento de este. Se deberá realizar su emisión, aunque el receptor de la factura no lo haya pedido. Tan solo queda sin efecto la responsabilidad de emisión de facturas rectificativas en el caso de haber pasado cuatro años después de la emisión de la factura original.

Aspectos contables

Antes de ver los apuntes contables de la factura de abono conviene recordar que no podemos anotar registros contables negativos en nuestro diario. La consulta 6 del BOICAC número 96 de diciembre de 2013 lo deja claro:

“En la quinta parte se incluyen los principales motivos de cargo y abono de las cuentas propuestas, sin que en ninguna de ellas se contemple la posibilidad de efectuar un asiento por un importe negativo”.

Siguiendo un ejemplo de nuestro curso Máster en Contabilidad Financiera y auditoría vamos a suponer una factura de abono como la siguiente:

El apunte contable para el que expide la factura es el siguiente:

El apunte contable para el que recibe la factura rectificativa será el siguiente: