Contabilidad de los albaranes

La contabilidad de los  albaranes suele generar muchas dudas a los empresarios y autónomos a la hora de hacer su registro en los libros.

 ¿Es obligatoria la contabilidad de los albaranes o puedo esperar a que me llegue la factura?, ¿tiene el albarán valor contable?, ¿sirve como medio de prueba fiscal?, ¿puede sustituir un albarán a la factura?

Vamos a tratar de responder a todas estas preguntas en nuestro artículo de hoy.

¿Qué es un albarán y cómo se utiliza?

El albarán no es más que un documento mercantil  que se utiliza como justificante de la entrega de un bien o de un servicio.

Su uso no es obligatorio pero agiliza mucho la operatoria entre proveedores y clientes,  al evitar tener que facturar todo lo que se entrega.

“El albarán se entrega al comprador que lo va a firmar como medio de prueba de haber recibido el material y de comprobación de que lo suministrado coincide con lo solicitado. Al final de mes se le hará una factura donde se incluirán los albaranes realizados durante este periodo”

 El uso del albarán es muy extendido en aquellas empresas destinadas a la compraventa de mercancías como instrumento ágil de justificación de entrega y recepción de las mismas.

¿Dónde este regulado el albarán?

Al contrario de lo que ocurre con la factura, no existe una legislación del albarán ni mercantilmente, ni contablemente, ni fiscalmente.  Ha sido su uso y costumbre comercial los que le ha dado su naturaleza como medio de prueba.

Esta falta de regulación hace que el albarán no tenga validez frente a terceros y no supone para ninguna de las partes obligación o derecho. El albarán en ningún caso puede actuar como sustituto de la factura.

¿Qué efectos fiscales y contables supone el albarán?

• Desde el punto de vista fiscal solo  justifica una operación de compra o venta la expedición de una factura. El albarán es un documento sin validez de cara a la Agencia Tributaria lo que significa que a la hora de realizar su contabilidad (tanto de compra como de venta) debemos hacerlo sin IVA. El IVA solo se devengará en el momento de hacer la factura.
• Desde el punto de vista contable sería necesaria la contabilidad de los albaranes para cumplir con el Principio del devengo y reflejar las transacciones atendiendo al momento en que se producen. Es cierto que amparándose en el Principio de Importancia relativa son muchas las empresas que no contabilizan el albarán y se esperan a contabilizar directamente la factura.

No confundas el albarán con la factura

Como venimos comentando el albarán no es una factura y por tanto no se debe confundir con ella. El albarán, al contario que la factura, ni es obligatorio, ni tiene efectos fiscales.

Aunque el albarán no tiene que cumplir con unos requisitos, lo normal es que su estructura sea parecida a la de una factura pero con un contenido más simplificado.

Pueden aparecer los siguientes puntos:

• Número de albarán
• Fecha de la operación
• Datos del cliente (NIF , domicilio..)
• Bienes suministrados o servicio prestado.
• No aparecerá el IVA de la operación

Contabilidad de los albaranes

Podemos resumir como cuentas deudoras y acreedoras en las operaciones de compra venta las siguientes:

a) En las compras

• (400) Proveedores. La utilizamos para las facturas pendientes de pago.
• (401) Proveedores, efectos comerciales a pagar. Las documentadas en letras de cambio
• (4009) Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar. Esta será la que utilicemos para los albaranes.

La anotación contable desde el punto de vista del comprador sería la siguiente:

En el momento en que recibe la mercancía y el albarán correspondiente (lo haremos sin anotar el IVA)

Cuando posteriormente nos entreguen la factura (que incluye el importe del albarán y el IVA)

Por el posterior pago

b) En las ventas

• (430) Clientes. Facturas pendientes de cobro
• (431) Clientes, efectos comerciales a cobrar. Las documentadas en letras de cambio
• (4309) Clientes facturas pendientes de formalizar. Los albaranes

La anotación contable desde el punto de vista del vendedor sería la siguiente:

En el momento en que entrega la mercancía y el albarán correspondiente (Sin el IVA)

Cuando posteriormente  entreguemos la factura (que incluye el importe del albarán y el IVA)

En el momento del cobro

Conclusión

Al no ser el albarán un documento obligatorio por no estar reglamentado, su uso contable tampoco lo es, haciendo que en muchos casos no se haga su anotación en el diario. Los empresarios y profesionales lo que van a contabilizar va a ser la factura que, en definitiva, es el documento que justifica tanto la operación como el IVA de la misma.

No obstante, en la medida que sea posible, si es recomendable su anotación contable para que en cada momento la cifra de las existencias coincida con lo que verdaderamente hay en el almacén.