Contabilidad de los gastos extraordinarios

Los gastos extraordinarios que tiene una empresa en el desarrollo de su contabilidad se van a registrar en la cuenta (678) denominada “Gastos excepcionales”. La naturaleza de estos gastos suele generar algún tipo de confusión en cuanto a qué se debe incluir en la misma, cuando debe utilizarse, cómo se refleja en la cuenta de pérdidas y ganancias y si tiene o no carácter deducible.

Vamos a realizar algunos comentarios para tratar de aclararnos.

¿Qué se consideran gastos extraordinarios en contabilidad?

Conocidos en planes contables anteriores como gastos extraordinarios y ahora como excepcionales, su definición la vemos en la quinta parte del PGC, donde dice:

(678) Gastos excepcionales: “Pérdidas y gastos de carácter excepcional y cuantía significativa que atendiendo a su naturaleza no deban contabilizarse en otras cuentas del grupo 6 o del grupo 8. A título indicativo se señalan los siguientes: los producidos por inundaciones, sanciones y multas, incendios, etc.”

Vemos que en la definición hace referencia a una “cuantía significativa” sin determinar a cuanto se refiere. Entendemos que, en el caso de tener un gasto de carácter excepcional, por ejemplo, la pérdida de un billete de la caja de 20 euros, no debemos usar la (678) pues la cuantía no es significativa. En este caso la cuenta contable que deberíamos utilizar sería la (659) Otras pérdidas en gestión corriente.

El límite que pueda definir la cuantía significativa para utilizar uno u otra no está definido y somos nosotros los que debemos interpretarlos.

Los gastos extraordinarios en la baja del inmovilizado

Ademas de los gastos extaordinarios comentados, la cuenta (678) va a tener otros usos. Uno de ellos se va a hacer de la cuenta (678) lo encontramos en el caso de dar de baja un inmovilizado por un siniestro.

Es la consulta 5 del BOICAC 77 la que dice” …. si el siniestro impide que los bienes puedan ser utilizados y en consecuencia no se espera obtener beneficios económicos en el futuro, la empresa deberá dar de baja el activo siniestrado junto a su amortización acumulada a través del reconocimiento de un gasto en la cuenta 678. Gastos excepcionales”

No debemos confundir esta cuenta con la (671) pérdidas procedentes del inmovilizado material

Esta cuenta se va a utilizar cuando la baja del inmovilizado es por su venta o como consecuencia de pérdidas irreversibles del mismo, siempre que no sea a causa de un siniestro.

Reflejo de los gastos extraordinarios en la cuenta de pérdidas y ganancias

En la tercera parte del PGC tenemos las cuentas anuales y entre ellas la cuenta de pérdidas y ganancias. Podemos comprobar como hay una relación ordenada de los gastos e ingresos en los que incurre la empresa para el desarrollo de su actividad. Sin embargo, tanto en el modelo normal como en el abreviado vemos que la cuenta (678) no está. Pensamos que se le quiere dar un carácter excepcional hasta el punto de que no sea normal su uso y, por tanto, no aparecería en la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Para saber como ubicarla debemos acudimos de nuevo a la consulta del ICAC mencionada donde establece:

“(…) la cuenta 678. Gastos excepcionales, que lucirá con signo negativo en la partida 11. a) Deterioros y pérdidas, de la cuenta de pérdidas y ganancias, salvo que el importe resultase significativo en cuyo caso será de aplicación el criterio incluido en la norma de elaboración de las cuentas anuales 7º. Cuenta de pérdidas y ganancias, que requiere crear una partida con la denominación <<Otros resultados>>, formando parte del resultado de explotación”

Dicho criterio dice exactamente. “En caso de que la empresa presente ingresos o gastos de carácter excepcional y cuantía significativa, como por ejemplo los producidos por inundaciones, incendios, multas o sanciones, se creará una partida con la denominación “Otros resultados”, formando parte del resultado de explotación e informará de ello detalladamente en la memoria.”

Es decir, que debemos crear dentro de los resultados de explotación un apartado 12 nuevo para introducir estos gastos e ingresos y modificar la numeración de apartados siguientes de nuestra cuenta de pérdidas y ganancias. Además, ¿hasta qué punto un gasto excepcional de “cuantía considerable” debemos considerarlo como de explotación?

Vemos que no nos dejan claro el uso de una cuenta, que por más carácter excepcional que quieran darle no deja de ser usual, más cuando es una cuenta a la que recurrimos para contabilizar ciertos gastos que no van a tener carácter deducible y supondrán un ajuste para calcular nuestro impuesto de sociedades y por tanto queremos tener localizados. Hablamos por ejemplo de sanciones, pagos sin facturas….

Los gastos excepcionales y el impuesto de sociedades

Además de reflejar los gastos extraordinarios, la cuenta (678) también puede tener otra utilidad. Es muy frecuente el uso de la cuenta (678)  para anotar aquellos gastos de la empresa que no tienen carácter deducible. Hablamos, por ejemplo, de una sanción impuesta a la sociedad y que esta debe anotar para reflejar la salida de fondos. Anotará, por tanto, un gasto excepcional que no tendrá carácter de deducible.

De esta manera, cuando vayamos a calcular el impuesto de sociedades será fácil localizar aquellos gastos que no tienen carácter deducible. Se pueden incluir aquí gastos como sanciones, multas, donativos, gastos derivados de una extinción laboral o o pequeños gastos sin justificación.