Contabilidad en Comunidades de Propietarios: Obligación o necesidad

Son muchos los que empiezan en la labor contable y tras un periodo de puesta en marcha con pequeñas y medianas empresas deciden dar el paso y “se atreven” a entrar en el mundo de las comunidades de propietarios. Además de la tarea de lidiar con los vecinos en los problemas propios de toda comunidad, la materia principal y quizás la que más interesa a aquellos y más conflictos suelen ocasionar, son las cuentas de la comunidad.

¿Deben llevar las comunidades de propietarios una contabilidad adaptada al PGC?

Nos preguntamos hoy si es obligatoria la contabilidad en la comunidad de propietarios con arreglo a las normas mercantiles del Código de Comercio y del Plan General Contable o si está regulada de alguna otra manera.

La respuesta nos la va a dar la consulta 1 del BOICAC 94/junio 2013. El objeto de las comunidades de propietarios o vecinos será la administración y gestión de los elementos comunes que forman la edificación y por tanto no será la obtención de una ganancia. Atendiendo a esta finalidad y a su carencia de personalidad jurídica no están sometidas a la legislación mercantil y por tanto no debe cumplir las obligaciones contables que establece el Código de Comercio.

La consulta establece en concreto lo siguiente:

“…. este Instituto considera que las comunidades de propietarios que realicen exclusivamente las actividades propias de su naturaleza, no reúnen las notas características de las empresas y no tienen la obligación de llevar la contabilidad y formular cuentas anuales a efectos mercantiles, no resultándoles de aplicación, en consecuencia, lo dispuesto a estos efectos en el Código de Comercio y en el Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre.”

Añade además que será el Administrador de la Comunidad o en su defecto el Presidente de la misma quien seguirá el criterio que,  su juicio considere más adecuado para reflejar los ingresos y gastos de la comunidad durante el año necesarios para presentar las cuentas a su aprobación.

¿Qué establece la ley de Propiedad Horizontal al respecto?

La Ley de Propiedad Horizontal es muy escueta en este ámbito y aclara poco ya que no  establece ningún criterio o norma al respecto. Tan sólo hace mención a la  información económico-financiera que deben presentar estas comunidades  en su artículo 14 donde establece que corresponde a la Junta de Propietarios:

1. Aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes.
2. Aprobar los presupuestos.

Esta labor corresponderá al Administrador, en caso de existir, atendiendo al artículo 20 de la ley.

Aun así, ¿Es recomendable implantar un sistema contable de acuerdo a las Normas de Contabilidad?

Aun sabiendo que no es obligatorio llevar una contabilidad adaptada al PGC, existen una serie de hechos que nos indican o recomiendan la necesidad de implantar un sistema contable de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas. Destacamos algunos:

• El hecho de tener que gestionar un patrimonio con bienes, derechos y obligaciones y que la propia ley indique que se deben aprobar las cuentas anuales, nos recuerda claramente a la administración de cualquier sociedad.
• A pesar de no tener personalidad jurídica su administración puede llegar a ser tan compleja como la de cualquier sociedad y mas si su tamaño es grande. Recordemos que tenemos relaciones con todo tipo de proveedores, acreedores, con la Seguridad Social, Hacienda, etc..
• El artículo 67 del Reglamento del IRPF determina que cuando la actividad empresarial realizada no tenga carácter mercantil, las obligaciones contables se limitarán a la llevanza de tres libros registro: ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión. Aunque expresa que se limitarán las obligaciones, está hablando de “obligaciones contables”.
• La información de las cuentas generadas puede interesar, además de los propietarios de la comunidad, a terceras personas (proveedores, Hacienda, entidades financieras..) por lo que será mucho más sencillo el entendimiento si optamos por un sistema normalizado.
• La necesidad del Administrador de justificar su labor y poder argumentar de una manera más fiable su trabajo.

En definitiva y sobre todo para aquellas comunidades que puedan tener que presentar cuentas complejas, aquellas que realizan actividades también fuera de lo que es el su ámbito (por ejemplo arrendamiento de locales de la comunidad, antenas, escaparates…) y por la existencias de un patrimonio común, se considera oportuna la implantación de un sistema contable normalizado. Si a esto añadimos que la información puede ser requerida por multitud de usuarios, llegamos a la conclusión de que su normalización ayudará mucho a la comprensión de la misma.

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