Cuentas anuales: Modificación de plazos de aprobación y formulación. Covid 19

El Estado de alarma declarado mediante el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19, ha provocado una serie de novedades en muchas áreas jurídicas. Entre estas medidas destacan los plazos en materia fiscal. Pero también hay modificaciones en el ámbito mercantil: En este artículo veremos las medidas aprobadas en relación con los plazos para la formulación de las cuentas anuales y su aprobación por el órgano de administración de las entidades mercantiles.

El artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, prevé las siguientes medidas extraordinarias aplicables a las personas jurídicas de Derecho privado:

Reglas para las sesiones y los acuerdos de los órganos de administración

Durante el período de alarma, las sesiones de los órganos de administración de las personas jurídicas privadas podrán celebrarse por videoconferencia, siempre y cuando quede asegurada “la autenticidad y la conexión bilateral o plurilateral en tiempo real con imagen y sonido de los asistentes en remoto”. Además, se considera que las sesiones así celebradas tuvieron lugar en el domicilio de la persona jurídica.

Además, durante el periodo de alarma, los acuerdos de los órganos de administración de las personas jurídicas privadas podrán adoptarse mediante votación por escrito y sin sesión siempre que lo decida el presidente y deberán adoptarse así cuando lo solicite, al menos, dos de los miembros del órgano. También en este caso se entenderá celebrada la sesión en el domicilio social de la entidad. En estos casos, las personas con facultad certificante (por ejemplo, el Secretario del Consejo de administración), deberán tener en cuenta lo siguiente (ver artículo 100 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, al que remite el artículo 40.2 del RD-ley 8/2020):

– dejarán constancia en acta de los acuerdos adoptados, expresando el nombre de los socios o, en su caso, de los administradores, y el sistema seguido para formar la voluntad del órgano social de que se trate, con indicación del voto emitido por cada uno de ellos. En este caso, se considerará que los acuerdos han sido adoptados en el lugar del domicilio social y en la fecha de recepción del último de los votos emitidos”.

– si se trata de acuerdos del órgano de administración adoptados por escrito y sin sesión, se expresará, además, que ningún miembro del mismo se ha opuesto a este procedimiento.

Reglas para la formulación de las cuentas anuales

El RD-ley 8/2020 prevé varios cambios de los plazos relativos a las cuentas anuales:

a) Cuentas anuales aún no formuladas a la fecha de declaración del estado de alarma

El plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio social, regulado en el artículo 253.1 de la Ley de Sociedades de Capital para la formulación de las cuentas anuales (ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas) por el órgano de gobierno o administración de una persona jurídica, así como para la formulación, si fuera obligatorio, del informe de gestión y otros documentos, queda suspendido hasta que finalice el estado de alarma, reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha (art. 40.3 RD-ley 8/2020).

b) Cuentas anuales ya formuladas a la fecha de declaración del estado de alarma

En el caso de que, a la fecha de declaración del estado de alarma, el órgano de administración ya hubiera formulado las cuentas anuales del ejercicio anterior, el plazo para la verificación contable por el auditor de cuentas (si fuera obligatoria), se entenderá prorrogado por dos meses a contar desde que finalice el estado de alarma (art. 40.4 RD-ley 8/2020).

Reglas para la aprobación de las cuentas anuales

La Junta General ordinaria para aprobar las cuentas del ejercicio anterior (artículo 164 de  la Ley de Sociedades de Capital) se reunirá necesariamente dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales.

Otras reglas

Los apartados 6 hasta 12del artículo 40 RD-ley 8/2020 establecen reglas adicionales para los siguientes aspectos:

Publicación de la convocatoria de la Junta General (art. 40.6 RD-ley 8/2020):

Si la convocatoria de la junta general se hubiera publicado antes de la declaración del estado de alarma pero el día de celebración fuera posterior a esa declaración, el órgano de administración podrá modificar el lugar y la hora previstos para celebración de la junta o revocar el acuerdo de convocatoria mediante anuncio publicado con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas en la página web de la sociedad y, si la sociedad no tuviera página web, en el «Boletín oficial del Estado». En caso de revocación del acuerdo de convocatoria, el órgano de administración deberá proceder a nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que hubiera finalizado el estado de alarma.

Asistencia de notario a la Junta General (art. 40.7 RD-ley 8/2020):

El notario que fuera requerido para que asista a una junta general de socios y levante acta de la reunión podrá utilizar medios de comunicación a distancia en tiempo real que garanticen adecuadamente el cumplimiento de la función notarial.

Derecho de separación de socios (art. 40.8 RD-ley 8/2020):

Aunque concurra causa legal o estatutaria, en las sociedades de capital los socios no podrán ejercitar el derecho de separación hasta que finalice el estado de alarma y las prórrogas del mismo que, en su caso, se acuerden.

Reintegro de aportaciones a los socios (art. 40.9 RD-ley 8/2020):

El reintegro de las aportaciones a los socios cooperativos que causen baja durante
la vigencia del estado de alarma queda prorrogado hasta que transcurran seis meses a
contar desde que finalice el estado de alarma.

Término de duración de la sociedad (art. 40.10 RD-ley 8/2020):

En el caso de que, durante la vigencia del estado de alarma, transcurriera el término de duración de la sociedad fijado en los estatutos sociales, no se producirá la disolución de pleno derecho hasta que transcurran dos meses a contar desde que finalice dicho estado.

Causa legal o estatutaria de disolución (art. 40.11 y 12 RD-ley 8/2020):

En caso de que, antes de la declaración del estado de alarma y durante la
vigencia de ese estado, concurra causa legal o estatutaria de disolución de la sociedad, el
plazo legal para la convocatoria por el órgano de administración de la junta general de
socios a fin de que adopte el acuerdo de disolución de la sociedad o los acuerdos que
tengan por objeto enervar la causa, se suspende hasta que finalice dicho estado de
alarma. – Si la causa legal o estatutaria de disolución hubiera acaecido durante la vigencia
del estado de alarma, los administradores no responderán de las deudas sociales
contraídas en ese periodo.

Ejemplo

Veremos la aplicación de los nuevos plazos para la formulación y aprobación de las cuentas anuales con un ejemplo:

El ejercicio social de la mercantil Alarma2020 SL coincide con el año natural. A 14 de marzo de 2020 (declaración del estado de alarma), el órgano de administración no ha formulado aún las cuentas anuales del ejercicio 2019 (disponía, en principio, hasta el 31 de marzo de 2020, conforme con el art. 253.1 LSC: “en el plazo máximo de tres meses a partir del cierre del ejercicio social”). El estado de alarma finaliza el día 15 de mayo de 2020.

Con la nueva regulación la situación es la siguiente:  

1. El plazo del art. 253.1 LSC quedará “suspendido”, según el art. 40.3 RD-ley 8/2020, hasta que finalice el estado de alarma. En nuestro ejemplo, hasta el día 15 de mayo de 2020.
2. Una vez finalizado el estado de alarma, el plazo para la formulación de las cuentas anuales se reanudará de nuevo “por otros tres meses a contar desde esa fecha”. La “reanudación” de un nuevo plazo de tres meses nos lleva al día 15 de agosto de 2020, finalización del plazo para la formulación de las cuentas anuales.
3. Según el art. 40.5 RD-ley 8/2020, la Junta General ordinaria debe reunirse dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales. A estos efectos, la Junta General ordinaria (art. 164.1 LSC en relación con el art. 40.5 RD-ley 8/2020), deberá celebrarse, necesariamente, hasta el día 15 de noviembre de 2020.
4. El plazo para presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil finaliza un mes después de la fecha de su aprobación (art. 365 del Reglamento del Registro Mercantil).