Cuentas Anuales y su formulación: Errores Contables

Es muy corriente que, una vez formuladas las cuentas anuales detectemos un error en las mismas y, tras el nerviosismo lógico de la situación, no sepamos bien cómo actuar. No sabemos si debemos reformular las cuentas o por el contrario indicar el error en el ejercicio en el que ahora nos encontramos.

Antes de nada debemos estar tranquilos por dos motivos: el primero es que no solo nos ha pasado a nosotros, pues incluso se ha hecho una consulta al ICAC al respecto, y en segundo lugar, porque el Código de Comercio y el propio Marco Conceptual del Plan General Contable le dan un carácter excepcional a la necesidad de reformular las cuentas y solo lo entienden en casos muy excepcionales.

La consulta a la que nos referimos se trata de la número 3 del BOICAC 86/Junio 2011 y trata sobre si la subsanación de un error contable implica la reformulación de las cuentas anuales.

El ICAC, haciendo referencia a la norma 22ª del Plan Contable dice que los errores contables que hayamos tenido en ejercicios anteriores se van a subsanar en el ejercicio en que se detecten de la siguiente forma:

1. Contabilizando el ajuste en una cuenta de reservas por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos que pongan de manifiesto la subsanación del error.
2. La empresa modificará las cifras de información comparativa e incorporará la correspondiente información en la memoria.

En este sentido, cuando se advierte un error que corresponde a ejercicios anteriores, se incluía el correspondiente ajuste en el epígrafe AII ó el CII (dependiendo del año al que se refiera) del Estado Total de Cambios en el Patrimonio neto.

Como hemos comentado tanto el Código de Comercio en su artículo 38 como el propio Marco Conceptual establecen el carácter excepcional que tendrá la reformulación de cuentas anuales. Solo se deberá hacer si los hechos afectaran de forma muy significativa a la imagen fiel y a la situación patrimonial de la empresa

Lo cierto es que, tanto el Código de Comercio como el Plan Contable se están refiriendo a un error detectado entre la formulación de las cuentas y la aprobación de las mismas. Pero entendemos que será aplicable también si se han aprobado y depositado las cuentas.

Una vez depositadas las cuentas nos podemos encontrar dos tipos de errores

1. Nuestra contabilidad es correcta pero nos hemos equivocado al transcribir la información a los modelos que se depositan. Este error deja de ser posible, en el momento en que el deposito ya no se transcribe a un modelo formalizado que nos entregan en el Registro, si no que se hace de manera telemática

2. De naturaleza contable

Insistimos en el carácter excepcional de la reformulación de las cuentas y por tanto de la presentación e nuevas cuentas en el Registro.

Si el error fuese por un despiste al pasar nuestra contabilidad a los documentos que se depositan, la información aprobada por la Junta de Accionistas es correcta y la certificación por lo que será suficiente una certificación firmada por el Administrador indicando el error cometido y su corrección, acompañada de los nuevos documentos corregidos.

Si, por el contrario, el error es contable, distinguimos aquel caso en que no vamos a reformular las cuentas, por ser un error mínimo que corregiremos en el ejercicio siguiente, de aquel en que la gravedad hace necesario reformularlas, y por tanto ser aprobadas de nuevo por la Junta emitiendo un certificado nuevo. Estas cuentas serán depositadas de nuevo en el Registro.