Dietas para Autónomos o Empresarios Individuales

Comenzaremos diciendo que el concepto de dietas es estrictamente aplicable a los rendimientos del trabajo por cuenta ajena, no obstante, este concepto también se suele escuchar  para referirse a los gastos de restaurantes, desplazamientos y hoteles de autónomos o empresarios individuales. Por tanto, habría que partir de la premisa de que sólo pueden pagarse “dietas” (propiamente dichas) a los trabajadores por cuenta ajena, ya que este concepto de dietas no existe para los autónomos o profesionales.

Aclarado este matiz, diremos que desde primeros de este año 2018 (Ley 6/2017 de 24 de octubre), los autónomos o profesionales también se pueden deducir en su IRPF una serie de gastos que serían los equivalentes a las dietas en los trabajadores por cuenta ajena.

En concreto, estos gastos serían los siguientes:

Gastos de manutención

Cuando el autónomo o profesional se ve obligado a soportar una serie de gastos de manutención para llevar a cabo su trabajo, por ejemplo, visitas a clientes, reuniones con trabajadores, visitas a proveedores, etc, y siempre que se pueda justificar la relación entre el gasto y su actividad económica (por ejemplo, reunión en otra ciudad para coordinar un equipo de trabajo y se cuenta con correos para organizar dicha reunión, un folleto con el planing de la reunión, etc), en ese caso se podría deducir dicho gasto de manutención, siempre que se produzca en establecimientos de restauración y hostelería , con los siguientes límites máximos diarios:

Estos límites de gastos de manutención son los mismos que para el caso de las dietas exentas previstas para los trabajadores por cuenta ajena.

Como requisito añadido para la deducibilidad, exige el art. 11 de la Ley 6/2017, que dichos gastos se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, es decir, no se admitirían los pagos realizados en efectivo.

Por el contrario, nada se dice de que esos gastos deban ser en un municipio distinto al de la actividad económica, por lo que se permitiría en principio, y siempre que podamos justificar el resto de requisitos, deducir un gasto de manutención en el propio municipio de la actividad.

Gastos de desplazamientos

Sobre este tipo de gastos no se dice nada en la Ley 6/2017, y por lo general la Agencia Tributaria suele ser restrictiva con ellos al ser más difícil su justificación.

No obstante, para intentar justificar la relación de este tipo de gastos con la actividad económica, pida siempre factura oficial a su nombre que acredite el desplazamiento en transporte público, y al igual que lo dicho para los gastos de manutención, guarde cualquier justificante que acredite la realidad del gasto y su relación con su actividad económica.

Si el desplazamiento es en vehículo privado (turismo, ciclomotor, motocicleta…), sólo sería deducible el gasto de consumo de carburante si se pudiese demostrar la afectación exclusiva del vehículo a la actividad, extremo que resulta bastante complicado de demostrar. En cambio, la normativa de IRPF sí admitiría una afectación parcial (en lugar de exclusiva) en el caso de vehículos como camiones, autocares, vehículos de funeraria, etc.

Gastos de estancia o pernocta

Tampoco se dice nada a este respecto en la nueva normativa, así que sobre este punto sería aplicable lo previsto de forma general en la Ley de IRPF acerca de la deducibilidad de gastos de la actividad, de forma que sería deducible el gasto si se demuestra que está relacionado con el desempeño de la actividad, y que resulta necesario para la misma.

Así, y siguiendo el mismo criterio expuesto para el caso de los gastos de desplazamientos en transporte público, pida factura a su nombre del gasto de estancia, y conserve todos los justificantes que relacionen dicho gasto con la actividad económica que desarrolle.

En definitiva, la deducibilidad o no de los gastos pasa por su justificación documental y su relación con la actividad de que se trate, y lo único que aporta la nueva normativa en este sentido es poner un límite máximo y una serie de requisitos “extra” a los gastos de manutención que puede deducirse el autónomo.