Documentos que acompañan a las Cuentas Anuales

Las entidades mercantiles están obligadas a depositar en el Registro Mercantil sus cuentas anuales tras su formulación y aprobación.  Así lo establece del Código de Comercio y la Ley de Sociedades de Capital. Algo que en principio parece sencillo suele generar, a aquellos que comienzan la aventura contable, ciertas dudas o preguntas básicas que hoy queremos comentar.

 ¿Qué documentos se deben depositar? ¿Son los mismos si utilizo el Plan de Pymes? ¿Debo presentar algo más junto a las cuentas? ¿Qué ocurre si se me pasa el plazo o no hago el depósito? ¿Es lo mismo el depósito que la legalización?

Como vemos son dudas sencillas pero que convienes repasar.

Diferencia entre legalización de libros y depósito de cuentas

Las sociedades van a tener dos trámites importantes de cara al Registro Mercantil en lo que se refiere a su contabilidad. Por un lado, deberán legalizar sus libros en el mes de abril y por otro, deberán depositar sus cuentas en el mes de julio.

• La legalización de los libros es una forma de “precintar” la contabilidad para evitar que se pueda modificar en el futuro, una vez cerrado el ejercicio. Los libros contables que se legalizan son el libro diario, el libro de inventario y cuentas anuales (en el constan el Balance de situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y los Balances de sumas y saldos)
• En cuanto al depósito de cuentas cada año, todas las empresas deben preparar y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil donde se ubique su domicilio social. Este depósito es el que hoy queremos tratar viendo qué cuentas se presentan y que otros documentos las acompañan.

¿Cuáles son las cuentas anuales que se debe depositar?

Las cuentas anuales recogen la información económica y financiera de la sociedad y se deben entregar anualmente al Registro Mercantil. Su presentación es obligatoria para todas las sociedades.

A la hora de determinar cuáles son las cuentas anuales para depositar debemos tener en cuenta si se van a presentar las cuentas normales, abreviadas o las del PGCpymes

 Cuentas normales:  Las cuentas anuales incluyen cinco documentos:

• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Estado de Cambios en el Patrimonio neto
• Estado de Flujos de Efectivo
• Memoria

Cuentas Abreviadas y del PGCpymes

• Balance abreviado
• Cuenta de pérdidas y ganancias abreviada
• Memoria abreviada

¿Quiénes deben presentar las cuentas, dónde y cuándo?

Quienes

Estarán obligados a depositar las cuentas los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otro empresario.

No lo estarán los comerciantes personas físicas.

Donde

Su presentarión se deberá hacer en el Registro Mercantil de la provincia que corresponda atendiendo al domicilio social de la empresa. La presentación hoy en día se realiza vía telemática.

Cuando

Los administradores de la empresa tienen un plazo de tres meses para formular las cuentas anuales tras el cierre del ejercicio. Tras la formulación se da un mes para su aprobación por la Junta General de Accionistas. Durenta el mes siguiente a dicha aprobación se deberá realizar su depósito en el Registro Mercantil.

Para la mayoría de las empresas su cierre del ejercicio coincide con el 31 de diciembre. Según esto, los plazos comentados son los siguientes:

• Hasta el 31 de marzo: Formulación de las cuentas anuales.
• Hasta el 30 de junio: Aprobación de las cuentas anuales
• Hasta el 30 de julio: Presentación de las cuentas anuales al Registro Mercantil

Falta de presentación de las cuentas

Aunque, como hemos comentado la presentación y depósito de las cuentas es obligatoria (art 279 de la ley de Sociedades de Capital), es cierto que muchas empresas o no lo hacen o lo hacen fuera de plazo. Debemos advertir que esta práctica no es la correcta por las implicaciones que tiene para la sociedad de falta de responsabilidad y por las posibles sanciones económicas.

Muchas empresas, sabiendo que el régimen sancionador era más que ineficaz, han decidido ahorrarse este trámite sin ser muy conscientes de sus consecuencias. Se habla de una estimación de más de dos millones de empresas las que no cumplen y poco más de 150 las expedientadas.

Podemos hablar de dos consecuencias:

La primera consecuencia, aunque realmente no se trata de una sanción, es el cierre provisional de la hoja registral.  Esto supone la imposibilidad de registrar nuevos actos en el Registro. Se exceptúan los referidos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, así como a la disolución de la sociedad

La segunda consecuencia si va a suponer sanciones. El incumplimiento dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (I.C.A.C.). Pero además si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros. El abanico de 1.200 a 60.000 es muy grande y va a depender la sanción de la dimensión de la empresa en función del importe total de las partidas de activo y de su cifra de ventas.

Documentos que deben acompañar a las cuentas anuales

El número de documentos a presentar va a depender del tipo de sociedad que seamos (Grande, Pyme) y de si estamos o no obligados a presentar informe de auditoría El mínimo a presentar es de 9 documentos que son:

1. Certificación de aprobación de Cuentas
2. Memoria
3. Balance
4. Cuenta de Pérdidas y Ganancias
5. Declaración de Identificación del Titular Real
6. Informe Medioambiental
7. Informe de Acciones/Participaciones Propias
8. Hoja de datos generales de identificación
9. Instancia de Presentación

En caso de tener que presentar Informe de Auditoría, a las anteriores añadimos las siguientes:

1. Informe de Auditoría
2. Informe de Gestión
3. Estado de Flujos de Efectivo
4. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto