Incumplimiento del depósito de las Cuentas Anuales

Siguiendo el código de comercio y la ley de sociedades de capital, los administradores u órgano de administración de las entidades mercantiles están obligados a formular las Cuentas Anuales dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social. Una vez formuladas, dentro de los 6 meses siguientes al cierre, dichas cuentas tienen que ser aprobadas por junta general y universal de socios en un acta que certificará el administrador o consejo de administración. Finalmente y aprobadas las cuentas, deberán depositarse en el registro mercantil en los treinta días siguientes a la fecha de la aprobación.

Normalmente, el ejercicio económico de la mayoría de sociedades coincide con el año natural, finalizando el mismo el día 31 de diciembre. En relación al párrafo anterior, estas empresas deberán formular sus cuentas antes del 31 de marzo del período siguiente, aprobarlas antes del 30 de junio y finalmente depositarlas en el registro mercantil antes del 30 de julio.

Es muy común encontrarse sociedades que no realizan este depósito desencadenando una serie de consecuencias que pueden ser bastante perjudiciales para la empresa y para el propio administrador.

Imposibilidad de inscripción de documentos societarios

Como sabemos, la certificación fehaciente de que un documento societario elevado a público en escritura tenga validez ante terceros, es su inscripción en el registro mercantil. En este sentido, si no tenemos depositadas nuestras cuentas anuales, todas aquellas operaciones societarias que realicemos y documentemos, no podrán ser inscritas en el registro mercantil y por tanto carecerán de validez. En consecuencia, cualquier modificación que queramos realizar en los estatutos sociales como es un cambio de domicilio, denominación u objeto social no tendrá validez ante acreedores, proveedores o clientes debido a la falta de inscripción. Cualquier aumento o reducción de capital o venta de acciones o participaciones no podrá inscribirse. En definitiva, podríamos decir que la propia sociedad está limitando su libertad mercantil.

Por otro lado, la falta de aprobación y depósito de las cuentas podría tener una sanción de hasta 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) debido a la potestad sancionadora que le confiere la ley de sociedades de capital.

Derivación de responsabilidad contra el órgano de administración

Las distintas leyes de índole mercantil exigen al administrador u órgano de administración, una diligencia debida en el ejercicio de sus funciones. La falta de depósito de las cuentas anuales puede considerarse una “mala praxis”por parte del administrador debido a que puede ocasionar daño grave a la sociedad y podrían tanto la propia sociedad como sus socios, ir contra el administrador para reclamarle el resarcimiento de dicho daño.

Aún más grave es la responsabilidad que se deriva de la ley concursal frente a las deudas de la sociedad debido a la falta de diligencia por parte del administrador. Demostrar dolo o culpa grave por parte de la administración de la sociedad no es del todo fácil, pero el artículo 165 de la ley concursal establece las presunciones legales “iuris tantum” en las que salvo que el administrador u órgano de administración pruebe lo contrario, se considerará culpable. Concretamente el punto 1.3º de dicho artículo dice: “Si el deudor estuviera obligado legalmente a la llevanza de contabilidad y no hubiera formulado las cuentas anuales, no las hubiera sometido a auditoría, debiendo hacerlo, o, una vez aprobadas, no las hubiera depositado en el Registro Mercantil o en el registro correspondiente, en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso”.

La formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales no deja de ser un proceso burocrático de carácter formal, pero como hemos visto, las consecuencias de su incumplimiento pueden ser fatídicas, por lo que es más que recomendable tener realizarlo.