La apertura contable. Ejercicio 2020. Instrucciones y consejos

Aunque es cierto que la fecha de cierre del ejercicio es  (con carácter general) el 31 de diciembre, lo normal es no hacer la apertura contable en este día y tomarnos algunos días más para  que nos dé tiempo a dejarlo todo bien atado y evitarnos los nunca agradable hechos posteriores al cierre. El hecho de que el cierre contable no lo hagamos realmente en ese día, no significa que el día 1 de enero no comience otro ejercicio distinto en el que debamos comenzar a introducir asientos en nuestra contabilidad sin demoras.

El asiento de apertura contable

Realmente se conoce como asiento de apertura, tanto al primer asiento que hace la sociedad en el momento en que se constituye, como el que se hace cada uno de enero, una vez constituida. Si nuestra sociedad termina su ejercicio económico el 31 de diciembre, en esa fecha deberá hacer el cierre para ofrecer una visión de su situación económica y financiera en ese momento. Se supone, por tanto, que dejamos cerrado y “precintado” un año y que ahora se deben reanudar las operaciones para el año que empieza. Este nuevo año no parte de cero pues muchas de nuestras cuentas de activo y pasivo ya tienen saldo y, por tanto, deberán aparecer en mi libro diario.

La apertura contable no es más que la operación por la cual volcamos en el libro diario del nuevo ejercicio, en su primer asiento, todos los saldos que tenían las cuenta en el asiento de cierre del año pasado. Se presentarán en el debe todas las cuentas de activo y en el haber las de pasivo y neto

Importancia de realizar pronto el cierre

El sistema informático con el que trabajamos nos va a realizar de manera rápida y automática el cierre de nuestro ejercicio. Por lo general, en una sola operación (denominada cierre contable) nos realizará:

• La regularización del ejercicio que estamos cerrando (para determinar el resultado),
• El asiento del cierre contable de todas las cuentas de activo, pasivo y neto.
• Y también nos hará el asiento de apertura del año siguiente.

Si atendemos a las obligaciones contables o mercantiles, aunque la formulación de las cuentas debamos hacerla en un plazo máximo de tres meses desde la fecha de cierre, realmente la primera obligación que tenemos no llega hasta el mes de abril donde tenemos que presentar los libros en el Registro para su legalización. Es más, si tenemos en cuenta la poca repercusión que tiene la legalización fuera de plazo son también muchos los que también obvian esta fecha y esperan al mes de Julio en que se deben depositar las cuentas para hacer el cierre.

Siendo esto cierto, también lo es que el hecho de cerrar cuanto antes el ejercicio nos dará unas ventajas como:

• Tener la información necesarias de cara a obligaciones fiscales (impuestos trimestrales, declaraciones informativas…)
• Prestar toda nuestra atención ya al nuevo ejercicio
• Poder trabajar en la contabilidad del año siguiente

Trabajar una contabilidad sin haber cerrado el año anterior

El hecho de que tengamos cierto margen de tiempo para realizar el cierre de un ejercicio no implica que debamos relajarnos y no empezar introducir asientos en un ejercicio nuevo pues se nos irá acumulando tarea que en realidad podemos ir haciendo ya. Además, al igual que hemos comentado antes, de cara a las obligaciones fiscales la información contable es de vital importancia, y estas obligaciones se ajustan a una fechas que debemos respetar.

Cuando comienza un año nuevo podemos plantearnos tres opciones de cara al comienzo de las actividades.

a) Esperar a la realización del cierre contable del ejercicio anterior.

Como venimos comentando no es nada recomendable pues el cierre se puede demorar meses y esto sería desastroso de cara a mi nuevo año.

b) Comenzar a trabajar sin haber realizado el cierre anterior.

Esta opción es mucho mejor que la anterior pues vamos introduciendo apuntes (gastos, ingresos.. ) atendiendo a su fecha de valoración y nos va a permitir cumplir con nuestras obligaciones fiscales.

c) Realizar el cierre del ejercicio anterior, aunque no sea el definitivo

Aunque parezca la misma opción que la anterior no es exactamente igual. Es cierto que al realizar el cierre del ejercicio de manera provisional algunas de las cuentas no presentarán sus saldos definitivos pero también lo es que muchas de ellas si lo tendrán y nos será de gran ayuda conocerlo. Con la opción anterior comenzamos a contabilizar sin tener saldo en ninguna de nuestras cuentas lo que hace que si, por ejemplo, vamos a pagar a un proveedor, no conozcamos cuanto le debemos y tenemos que ir a la contabilidad del año pasado para poder comprobarlo. Con esta tercera opción, el proveedor aparecerá en el asiento de apertura con su saldo (cuidado que debemos ser prudentes y ver si es el definitivo) y podremos consultarlo.

Con las herramientas informáticas que hoy utilizamos, es posible hacer y deshacer el cierre del ejercicio las veces que nos hagan falta y aprovechando esta ventaja nuestra recomendación será la siguiente al llegar el mes de enero:

1. Cerrar la contabilidad del año pasado, esté como esté, para que vuelque el asiento del cierre contable al asiento de apertura de este año.
2. Trabajar en el año nuevo con normalidad en el libro diario teniendo en cuenta, eso si, que nuestro asiento de apertura no es el definitivo y que por tanto algunos de los saldos que se presentan en las cuentas pueden no ser correctos.
3. Cuando haya pasado el tiempo necesario para tener todo el año pasado ya definitivo, deshacer el cierre que teníamos anteriormente y hacer el cierre definitivo. De esta manera haremos la regularización del ejercicio, su cierre definitivo y volcaremos los saldos correctos al asiento de apertura.