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Una de las operaciones que debemos realizar al cerrar el ejercicio es el ajuste de las cuentas de existencias. Independientemente de que esta operación sea utilizada por algunas sociedades como forma de “ajustar” su resultado antes de impuestos a las necesidades fiscales o financieras del momento, el objetivo del mismo es doble, por un lado reflejar en nuestro balance el saldo final de las existencias en cuentas del grupo 3 que de otro modo no existirían y por otro, ajustar nuestro resultado contable a la realidad, utilizando para ello cuentas del subgrupo 61 o 71.
Pues bien, aquí es donde nos encontramos el problema, al dudar muchas veces entre utilizar un grupo u otro, e incluso pensar que dará lo mismo, pues tanto las cuentas del grupo 6 como las del siete pueden tener tanto saldo deudor como acreedor.
Si bien es cierto, que esto último no afecta al resultado del ejercicio, pues da igual tener una cuenta del grupo 6 en debe que una del 7, pues ambas regularizan como gasto o viceversa, donde si afecta es en el análisis que hagamos de nuestra cuenta de pérdidas y ganancias.
Para su correcta contabilidad, debemos distinguir normalmente dos grupos de existencias.
Por un lado, las que se refieren a consumos, de mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos
La variación tanto si es positiva como si es negativa de este grupo va a cuentas del 61. Esto es así porque las cuentas del grupo 61 irán aumentando o disminuyendo (dependiendo de que la variación en materias primas sea positiva o negativa) las compras realizadas en el periodo y conforman el epígrafe de la cuenta de pérdidas y ganancias número 4. Aprovisionamientos.
Por ejemplo
Supongamos que tenemos unas existencias iniciales de mercaderías de 2.000 y durante el año realizamos una compra por 500 tendremos
Por las iniciales
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Debe |
Haber |
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| (300) Mercaderías |
2000 |
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Por las compras
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Debe |
Haber |
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| (600) Compra de Mercaderías |
500 |
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| (572) Bancos |
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500 |
Por el ajuste.
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Debe |
Haber |
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| (300) Existencias Finales |
2.500 |
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| (300) Existencias Iniciales |
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2000 |
| (610) Variación de existencias |
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500 |
En este caso, aunque las compras son 500 euros, la cuenta 610 elimina el gasto, pues realmente no debemos tenerlo en cuenta como tal, al estar las existencias en el almacén. Influye por tanto en el apartado 4 de la cuenta de pérdidas y ganancias. En otras palabras, el gasto por aprovisionamiento que debe ir a resultado es cero, pues no se venden si no que quedan en el almacén.
Ejemplo 2
Supongamos que tenemos unas existencias iniciales de mercaderías de 2.000 y durante el año realizamos una compra por 500 y una venta de la mitad de las compradas por 600.
Por las iniciales
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Debe |
Haber |
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| (300) Mercaderías |
2000 |
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Por las compras
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Debe |
Haber |
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| (600) Compra de Mercaderías |
500 |
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| (572) Bancos |
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500 |
Por la venta
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Debe |
Haber |
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| (700) Venta de Mercaderías |
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600 |
| (572) Bancos |
600 |
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Por el ajuste: las existencias finales serán las 2.000 iniciales mas la mitad de las compradas, 250
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Debe |
Haber |
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| (300) Existencias Finales |
2.250 |
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| (300) Existencias Iniciales |
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2000 |
| (610) Variación de existencias |
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250 |
En este caso, aunque las compras son 500 euros, la cuenta 610 disminuye el gasto, pues realmente no debemos tenerlo en cuenta el todo como tal, al quedar en el almacén la mitad. El gasto por aprovisionamiento que debe ir a resultados es 500 – 250 = 250. En otras palabras, el gasto por aprovisionamiento que debe ir a resultado 250 pues aunque nos hemos gastado 500, la mitad siguen en el almacén.
Por otro lado las referidas a la producción, incluyendo aquí los productos terminados y los productos en curso.
Las cuentas del grupo 71 irán en el epígrafe 2 de la cuenta de pérdidas y ganancias Variación de existencias de productos terminados y en curso de fabricación, que aumentará o disminuirá (dependiendo de que la variación en productos en curso o terminados sea positiva o negativa) la partida recogida en el epígrafe 1. Importe neto de la cifra de negocios.
Ejemplo 3
Supongamos que tenemos unas existencias iniciales de productos terminados de 5.000 y durante el año vendemos la mitad por 4.000 euros
Por las existencias iniciales de productos terminados en el asiento de apertura
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Debe |
Haber |
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| (350) Productos Terminados |
5000 |
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Por las ventas de productos terminados
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Debe |
Haber |
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| (701) Venta de Productos Terminados |
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4.000 |
| (572) Bancos |
4000 |
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Por el ajuste al final, suponiendo que nos quedan en el almacén la mitad de productos terminados
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Debe |
Haber |
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| (350) Existencias Finales |
2.500 |
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| (350) Existencias Iniciales |
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5.000 |
| (710) Variación de existencias |
2.500 |
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Según las ventas realizadas, podría dar la impresión de que nuestro ingreso este años será de 4.000 euros, sin embargo, la cuenta 710 viene a corregir esto, y rebajar la cifra anual de negocios a lo que es la realidad, es decir, nuestro beneficio no es 4.000, si no 4.000 menos el coste de esos productos que es 2.500. El beneficio por tanto será 1.500
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