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Si en condiciones normales la legalización de los libros no forma parte de las obligaciones a las que más atención se les preste por parte de las empresas, ahora el Coronavirus se añade como una excusa más para dejar ”apartada” esta tarea.
El estado de alarma en el que se encuentra nuestro país por la situación generada por el Coronavirus va a afectar a diversos plazos permitiendo moratorias y aplazamientos en el ámbito laboral, fiscal y mercantil. Estas nuevas medidas que está tomando el Gobierno nos hace preguntar:
¿se modifica la fecha para la legalización de los libros en el Registro Mercantil por efecto del Coronavirus?
Podemos decir que sí se va a ver modificada, pero antes de comentar los detalles quizás convenga recordar cuales son los plazos ordinarios y en que consiste la obligación.
Plazo para la formulación de cuentas y legalización de los libros.
Cabe recordar que la primera obligación de la sociedad de cara al Registro Mercantil es la formulación de las cuentas anuales. En este sentido en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio los administradores de la sociedad (sin posibilidad de representantes ni apoderados) están obligados a formular:
- Las cuenta anuales
- El informe de gestión
- La propuesta de aplicación de resultados
Es el Código de Comercio el que establece que todo empresario y sociedad deben legalizar sus libros contables en el plazo de 4 meses desde que se cerró su ejercicio contable(es decir, un mes después de su formulación) Como en la mayoría de empresas su ejercicio económico coincide con el año natural, el cierre lo deben hacer el 31 de diciembre y por tanto tienen de plazo para legalizar sus libros hasta el 30 de abril del año siguiente.
¿Para qué se legalizan los libros?
Como comentamos en nuestra tribuna “legalización de libros contables: dudas frecuentes” la legalización de los libros es una forma de “precintar” la contabilidad para evitar que se pueda modificar en el futuro, una vez cerrado el ejercicio. De esta manera se consigue que su valor sea probatorio frente a organismos públicos o también ante tribunales.
¿Por qué se le da tan poca importancia a le legalización?
En la práctica son mucho los empresarios que no cumplen esta obligación mercantil o al menos no en las fechas previstas ya que el no hacerlo no les va a acarrear ningún tipo de sanción. Solo en el caso en que los libros sean requeridos por alguna de las partes con motivo de un posible pleito será imprescindible estar al día en esta obligación..
Si la presentación se hace fuera de plazo, el Registrador lo único que hace es dejar constancia de este hecho mediante una diligencia en el libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones pero sin tener una mayor incidencia.
Aplazamiento de la legalización por el Coronavirus
Como comentamos al principio los plazos se ha modificado pero queremos basar nuestra respuesta en dos argumentos.
A) Real Decreto Ley 8/2020 Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19.
El punto 3 del artículo 40 establece: “El plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio social para que el órgano de gobierno o administración de una persona jurídica obligada formule las cuentas anuales, ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas, y, si fuera legalmente exigible, el informe de gestión, y para formular los demás documentos que sean legalmente obligatorios por la legislación de sociedades queda suspendido hasta que finalice el estado de alarma, reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha.
El problema es que no se recoge nada sobre la legalización.
B) Registradores de España
Los Registradores han publicado en su página web un documento “preguntas sobre la situación de los servicios registrales durante el estado de alarma” donde en varias preguntas tratan de dar respuesta a las dudas que se plantean en esta situación
En su punto 21 hacen la siguiente pregunta ¿Afecta el estado de alarma al plazo para la legalización de los libros de cuentas?
En este sentido reitera el Registro que el plazo de tres meses para la aprobación de las cuentas anuales queda suspendido durante el periodo de alarma. Añade además que aunque la legalización de los libros no se contempla en las nuevas normas pero considerando la suspensión general de los plazos ordinarios y particularmente la referida a la formulación de cuentas con la que esta relacionado el plazo límite para la legalización de libros, se debe interpretar que también este queda suspendido hasta el final del mes siguiente la plazo limita par la formulación de las cuentas.
¿Presentación de los libros con “teletrabajo”?
La forma de legalizar los libros en el Registro Mercantil ha ido evolucionando con el tiempo pero ya desde hace varios años (para los libros obligatorios abiertos a partir de septiembre de 2013) la presentación se deberá hacer en soporte electrónico y vía telemática. Esto supone que en situaciones como la que vivimos donde la mayoría de los administradores y contables de la sociedad debe teletrabajo no exista excusa para poder hacerlo.
Conclusión final
El nuevo plazo para la “legalización de los libros” será por tanto el de cuatro meses desde la finalización del estado de alarma o sus prórrogas. No obstante se debe recordar que la suspensión se trata de una medida excepcional que no impide formalizar la legalización antes del trascurso del plazo ordinario previsto legalmente.
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