Legalización de Libros Contables: Dudas frecuentes

De nuevo estamos en el mes de abril y de nuevo todos los contables nos debemos poner las pilas pues llega una de las fechas claves en nuestro calendario. Si para los “fiscales” el mes de enero con la presentación de modelos del último trimestre, los resúmenes anuales, etc. es uno de los meses más temidos, para los contables el cierre del ejercicio, el mes de abril con la legalización de los libros y el mes de julio con el depósito de cuentas es donde debemos centrar nuestros esfuerzos un poco más.

¿En qué consiste la legalización de libros?

La legalización de los libros es una forma de “precintar” la contabilidad para evitar que se pueda modificar en el futuro, una vez cerrado el ejercicio. Antiguamente (hace muchos años) el contable antes de comenzar a realizar las anotaciones en sus libros, los debía de llevar en papel al Registro para que este los sellara y de esta manera evitar que se sustituyeran páginas. Más adelante, con la entrada de la informática, se permitió que el contable fuese contabilizando las operaciones  en su ordenador y al final del año imprimiera la contabilidad, (encuadernando los libros para evitar que se pudieran arrancar las páginas) y los entregara al  Registro. Hoy en día todo va a ser mucho más sencillo pues ni siquiera vamos a necesitar papel para nuestra contabilidad pudiéndose hacer todo de manera telemática.

¿Quiénes deben legalizar sus libros en el Registro Mercantil?

Deberán presentar los libros:

• Los empresarios individuales que realicen actividades empresariales sujetos al IRPF en estimación directa, aunque no estén obligados a su inscripción en el Registro Mercantil.
• Todas las sociedades mercantiles inscritas en el Registro Mercantil

¿Cuál es el plazo para la  legalización de los libros?

Es el Código de Comercio el que establece que todo empresario y sociedad deben legalizar sus libros contables en el plazo de 4 meses desde que se cerró su ejercicio contable. Como en  la mayoría de empresas su ejercicio económico coincide con el año natural, el cierre lo deben hacer el 31 de diciembre y por tanto tienen de plazo para legalizar sus libros hasta el 30 de abril del año siguiente.

¿Qué libros son los que se deben legalizar?

Los empresarios presentarán los siguientes libros:

• Libro Diario
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Este comprenderá el Balance de Situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria y si además no somos pyme, también Estado de Cambios en el patrimonio neto y Estado de Flujos de efectivo.
• Libro de Actas de las Juntas. Todas las sociedades deben realizar un Acta en el que la Junta General de Accionistas aprueba el resultado del años anterior y las cuentas anuales.
• Libro de Registro de Accionistas de sociedad anónima o de Registro de Socios de Sociedad de responsabilidad limitada.
• El libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad
• Libros auxiliares y cuales quiera otros que se lleven por los empresarios en su actividad.

¿Dónde se presentan lo libros?

Todos los empresarios deberán presentar sus libros en el Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio social. No obstante, la presentación de los libros de forma física hace ya tiempo que pasó a la historia y ahora existe obligación de hacerlo de forma telemática. La presentación por tanto se hará también en el Registro Mercantil pero en su página web y de manera telemática

La presentación telemática se deberá hacer a través del programa legalia de la página www.registradores.es. En esta página también encuentra un Manual del Usuario para ver su funcionamiento.

¿Qué ocurre si se me pasa el plazo?

Existen diversos motivos por los que es posible que una sociedad no legalice sus libros en plazo como pueden ser que no le haya dado tiempo a terminar su contabilidad, tener dudas sobre lo contabilizado durante el año y querer “repasarlo”, no saber cómo hacerlo…

En cualquier caso la duda que nos asiste es si esta falta de presentación o hacerlo fuera de plazo va a tener consecuencias de algún tipo a modo de sanción.

Este tema ya lo tratamos en nuestra tribuna en el artículo “Legalización de los libros contables fuera de plazo” por lo que recomendamos su repaso

¿Se pueden rectificar libros ya legalizados?

Es posible que una vez legalizados los libros nos damos cuenta de un error. Es fácil que este se detecte cuando debamos hacer en el mes de julio el depósito de cuentas, motivo por el que muchas sociedades deciden no legalizar los libros hasta que no se vaya a hacer el depósito. Se deberá hacer un fichero de rectificación en el que se incluirá un archivo donde el órgano de administración dará cuenta del error cometido, y se adjuntará con el archivo rectificado con los datos correctos.

Aunque son muchas las empresas que siguen dudando de la utilidad o no de presentar los libros en el Registro para su legalización antes del depósito de las cuentas anuales, nosotros recomendamos hacer las cosas bien y hacerlo antes de fin de mes.