Legalización de los libros contables fuera de plazo

En la mente del contable hay tres fechas esencialesque siempre van a estar presentes y que no puede dejar pasar. Por un lado está el cierre del ejercicio, normalmente el 31 de diciembre, por otro lado el mes de abril, fecha de legalización de los libros contables y por último, el mes de julio, mes del depósito de cuentas.

Las obligaciones contables de cara el Registro Mercantil se centran por tanto en las dos fechas indicadas de legalización de los libros contables y depósito de cuentas anuales. Ya estamos terminando el mes de Abril y como casi siempre, nos ha ¨pillado¨ con las tareas a medio hacer y de nuevo nos entran las prisas.

Sin ánimo de incentivar a nadie al incumplimiento de sus obligaciones, nos interesa saber cuáles son las consecuencias que puede motivar el hecho de retrasarnos en los plazos establecidos o, algo mucho peor, ni siquiera cumplir con lo obligado.

Incumplimiento del depósito de cuentas anuales en el Registro

Ya hemos dedicado en INEAF alguna tribuna referida a las consecuencias de no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil (normalmente en el mes de Julio). Estas van desde el inconveniente de no poder inscribir documento alguno en el Registro, la mala imagen que puede suponer de cara a posibles clientes o acreedores y lo que es más serio, sanciones económicas. Lo podemos repasar en los siguientes enlaces:

“¿Deposito mis cuentas anuales?”

“Incumplimiento del depósito de las cuentas anuales”

Incumplimiento de la legalización de libros

Antes de nada, podemos plantearnos cuales son los motivos que pueden llevar a una sociedad a no legalizar los libros contables en plazo o ni siquiera hacerlo. Los más usuales pueden ser estos:

• No tener la contabilidad cerrada por falta de algunos apuntes concretos. Aunque parezca que el plazo desde el 31 de diciembre hasta el 30 de abril es largo, en ocasiones no es suficiente para tenerlo todo cerrado.
• No tener certeza sobre si lo que hemos presentado será lo correcto.
• Preferir esperar a la fecha del depósito de cuentas para que los libros y las cuentas anuales no presenten saldos diferentes.

Aunque el incumplimiento del depósito de cuentas hemos visto que está perfectamente regulado, la legalización de los libros contables fuera de plazo, en principio no va a suponer ningún tipo de sanción ni por parte del Registro ni en el ámbito fiscal.

El artículo 333 del Reglamento del Registro mercantil en su punto 3 establece lo siguiente:

“En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones”.

En definitiva, se queda en una mera reseña que no preocupa demasiado.

En cuanto a las posibles consecuencias tributarias derivadas de la presentación fuera de plazo la Dirección General de tributos en su resolución V1689-10 de 23 de julio de 2010 hace referencia al artículo 200 de la ley general tributaria donde establece

“1. Constituye infracción tributaria el incumplimiento de obligaciones contables y registrales, entre otras:

1. La inexactitud u omisión de operaciones en la contabilidad o en los libros y registros exigidos por las normas tributarias.
2. La utilización de cuentas con significado distinto del que les corresponda, según su naturaleza, que dificulte la comprobación de la situación tributaria del obligado.
3. El incumplimiento de la obligación de llevar o conservar la contabilidad, los libros y registros establecidos por las normas tributarias, los programas y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados.
4. La llevanza de contabilidades distintas referidas a una misma actividad y ejercicio económico que dificulten el conocimiento de la verdadera situación del obligado tributario.
5. El retraso en más de cuatro meses en la llevanza de la contabilidad o de los libros y registros establecidos por las normas tributarias.
6. La autorización de libros y registros sin haber sido diligenciados o habilitados por la Administración cuando la normativa tributaria o aduanera exija dicho requisito.

En ninguno de los apartados anteriores se menciona de manera expresa el caso que estamos analizando, si bien el apartado primero con su expresión “entre otras” pude dejar abierta la puerta a la Administración para justificarla aquí.

En definitiva, existe una opinión generalizada de que si una empresa está al día en la llevanza de su contabilidad y cumple religiosamente con sus obligaciones fiscales, la falta de legalización de los libros contable, por si sola, es difícil que suponga una infracción tributaria, a no ser que se sume a otros posibles incumplimientos contables. Si a esto le añadimos que la consulta de los libros a efectos de posibles requerimientos por parte de Hacienda es muy poco probable hace que se entienda que muchas sociedades, esperen a la fecha del depósito de cuentas para legalizar lo libros (tres meses más tarde) si es que la hacen.