¿Te suena el término matriz RACI?

En el entorno de la gestión de proyectos, seguro que alguna vez has oído hablar de la matriz RACI, aunque puede ser que no tengas muy claro en que consiste. ¡No te preocupes! En este post te lo voy a aclarar.

Este tipo de matriz de asignación de responsabilidades se crea para identificar los cargos y los roles que tienen cada miembro del equipo que participa en un proyecto. De esta manera, si hay algún problema o consulta que realizar, se tiene más claro a qué persona acudir.

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¿Qué significa el acrónimo RACI?

RACI responde al acrónimo en inglés de Responsible, Accountable, Consulted, Informed. A continuación, vamos a detallar cada uno de los términos.

• Responsible (Responsable): Es el máximo responsable de cada tarea y, por lo tanto, solo debe de haber una persona con este cargo. De esta manera se evita confusiones a la hora de plantear una duda. Esto no significa que el responsable este solo. Este puede contar con colaboradores adicionales que le ayudarán a desempeñar sus funciones.
• Accountable (Aprobador): La función de esta persona es la de verificar que la tarea o el trabajo se ha realizado de manera correcta. En ocasiones, el rol de aprobador y responsable lo puede ostentar una misma persona.
• Consulted (Consultor): Este cargo puede estar desempeñado por una persona o un grupo de ellas. Su labor consiste en revisar el trabajo antes de ser entregado. El perfil de esta persona es el de un profesional experimentado que pueda responder a todas las dudas del equipo.
• Informed (Informador): La persona que desempeña está función solo tratará de verificar que se cumplen con los tiempos establecidos. Su objetivo es que el proyecto o tarea esté terminado a tiempo.

¿Cuándo es conveniente usar una Matriz RACI?

En los proyectos complejos en los que participan muchas personas y tareas es adecuado apoyarse en herramientas como la Matriz RACI.

Con este instrumento se evitan tomar decisiones erróneas y caer en obstáculos innecesarios que pueden impedir el perfecto desarrollo de las tareas.

¡Crea tu propia Matriz RACI!

El primer paso para crear una Matriz RACI consiste en “Identificar los roles del proyecto”. Se trata de organizar el personal que va a participar en las distintas tareas y al que se va a encargar de supervisar e informar del estado del proyecto.

A continuación, se enumera en una columna una relación sencilla de “Tareas y Entregables”.  Aquí se especifican todos los hitos que se deben de conseguir por orden, en cada momento, de la manera mas simplificada posible. Esta columna se coloca en el margen izquierdo del gráfico de la matriz.

En el siguiente paso se “Asignan los roles”. Para cada tarea se le asigna un responsable, el consultor y el informador. Así queda perfectamente definido a quien acudir dependiendo de la duda que se presente.

Antes de terminar la matriz, conviene “Compartir la matriz de responsabilidades con el equipo”. Así, podemos recibir feedback por si hay algún aspecto que no haya quedado perfectamente indicado.

Una vez perfilada la matriz, esta se “Presenta a los stakeholders o grupos de interés”. De esta manera nos aseguramos de que los altos ejecutivos o líderes interesados en el proyecto, sepan a quién acudir en cada momento.

Ventajas y desventajas de la Matriz RACI

La principal ventaja de esta matriz de asignación de responsabilidades es optimizar el tiempo. Si ante un imprevisto en un proyecto la persona afectada tiene claro a quién debe recurrir, los malentendidos se evitan ganando tiempo en el desarrollo final de la tarea.

Otra ventaja se presenta cuando el proceso de toma de decisiones se divide entre las tareas. Es decir, esta matriz es muy útil cuando el informador de una tarea es el responsable o consultor de otra tarea. Así tiene una visión global del proyecto.

Sin embargo no son todo ventajas. Las Matrices RACI son limitadas, es decir, no tienen flexibilidad para adaptarse a cambios que se produzcan en el entorno del proyecto a tiempo real.

La identificación de las distintas tareas y su conexión entre sí puede ser complejo. Por ello, si sucede algo que suponga anular o incrementar alguna de ellas, la matriz puede quedar desconfigurada.

Otra desventaja que presenta esta matriz es que los responsables, al estar limitados para cada tarea, se desentienden de las demás. Esto puede dar lugar a conflictos en materia de recursos al ver su éxito individual en lugar del general.

Como ves, esta herramienta no es perfecta, pero sí que es tremendamente útil en la metodología Lean sí se sabe implantar e involucrar de manera apropiada al equipo de trabajo.