¿Sabes en qué consiste el Process mining o la minería de procesos?

Este concepto de minería de procesos o Process mining es una técnica que lleva aplicándose en las empresas mucho tiempo, pero que ha tomado un papel mas relevante debido a la automatización y a la inteligencia artificial.

Realmente, la minería de procesos es una disciplina que se sitúa en la intersección de la minería de datos y la gestión de procesos de negocio. Su objetivo principal es extraer conocimiento útil a partir de los registros de eventos que se generan durante la ejecución de procesos en los sistemas de información de las empresas.

En cualquier tipo de organización siempre se ha requerido de personal dedicado al análisis de los datos extraídos de la revisión de la documentación producida por la entidad. Antiguamente, la información se trataba de forma manual, pero gracias a software de gestión esa información se puede extraer de una manera más eficiente.

Actualmente, la técnica de la minería de procesos automatizada se apoya en códigos inteligentes, datos y análisis de procesos. De esta manera permite a las organizaciones analizar sus procesos operativos de manera más detallada y precisa, facilitando la mejora continua y la toma de decisiones basadas en datos reales.

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Tipos de minerías de procesos o Process mining

Dependiendo del enfoque que se le quiera dar al análisis de los procesos a analizar, existen diferentes tipos de minerías de procesos.

Por un lado, está la técnica Process Discovery (Descubrimiento de procesos). Con esta técnica se crea un modelo de proceso a partir de registros de eventos sin tener conocimiento previo del proceso. Básicamente, se toma un conjunto de datos que registra las actividades y se genera un modelo que represente cómo se lleva a cabo el proceso en la realidad. Esta modalidad es ideal para entender cómo funcionan realmente los procesos en la organización, especialmente cuando no existen modelos de procesos formales o documentados.

A través de la técnica Conformance Checking (Conformidad), se compara un modelo de proceso preexistente (que puede ser un modelo teórico o de referencia) con los registros de eventos reales para verificar si el proceso se está ejecutando conforme al modelo. Este análisis ayuda a identificar desviaciones, anomalías o incumplimientos. Es útil para auditorías, aseguramiento de calidad, y garantizar que los procesos cumplen con normativas, estándares o diseños establecidos.

Otra modalidad es la Enhancement (Mejora de Procesos) se enfoca en mejorar los modelos de proceso existentes. A partir de los registros de eventos, se puede enriquecer el modelo con información adicional o ajustar el modelo para que se alinee mejor con la realidad del proceso. Se utiliza para optimizar procesos, eliminando ineficiencias, mejorando tiempos de respuesta, o adaptando los procesos a nuevas circunstancias o requerimientos.

Ventajas de la minería de procesos

La minería de procesos ofrece varias ventajas significativas para las organizaciones, especialmente en el contexto de la optimización de procesos, la mejora continua y la toma de decisiones basada en datos.

En organizaciones grandes o complejas donde los procesos pueden no estar completamente documentados o entendidos, la minería de procesos permite obtener una visión clara y detallada de cómo se ejecutan realmente.

Gracias al análisis de los eventos, permite detectar cuellos de botella, identificando actividades que generan retrasos, duplicación de esfuerzos o uso ineficiente de recursos. Esto permite a las organizaciones tomar medidas correctivas para optimizar el rendimiento del proceso y aumentar la productividad.

Si se introducen los parámetros legislativos adecuados, la minería de procesos facilita la verificación de que los procesos se ejecutan conforme a las normativas, estándares o políticas internas establecidas. Esto es crucial para auditorías, cumplimiento regulatorio y aseguramiento de la calidad.

La identificación y eliminación de ineficiencias y actividades no valoradas directamente contribuye a la reducción de costos operativos, lo que se traduce en un uso más eficiente de los recursos. Y esta reducción de errores en el sistema nos lleva una mejora en la satisfacción de los clientes.

Dado que la minería de procesos funciona con cualquier sistema que cree registros de eventos, es fácil encontrar oportunidades previamente ocultas. La integración con otras técnicas de análisis de datos y herramientas de business intelligence abre una puerta de mejora infinita.

Limitaciones de la minería de procesos

A pesar de que las ventajas presentadas sean muy atractivas, este sistema también tiene sus riesgos. Recordemos que el análisis parte de la información que ha sido introducida en el sistema. Si los datos están incompletos, mal registrados o no siguen un formato estándar, los resultados del análisis pueden ser inexactos o engañosos. La falta de datos de calidad puede llevar a modelos de procesos incorrectos, limitando la utilidad de la minería de procesos.

En empresas grandes donde los procesos son muy complejos o con muchas variantes, los modelos generados pueden volverse extremadamente complicados y difíciles de interpretar. Esto se conoce como “spaghetti models“.

Además, hay que tener en cuenta la inversión económica que hay que realizar. Implementar minería de procesos puede ser costoso, tanto en términos de software como de recursos humanos. Requiere herramientas especializadas, personal capacitado y, en algunos casos, una inversión significativa en la preparación y limpieza de datos.

Por lo tanto, aunque la minería de procesos es una herramienta poderosa para el análisis y la optimización de procesos, es fundamental ser consciente de sus limitaciones. La calidad de los datos, la complejidad del proceso, los costos, y la necesidad de interpretación experta son factores que pueden influir en la efectividad de su aplicación.