Obligaciones contables del autónomo o trabajador por cuenta propia

La figura del autónomo está siendo noticia desde inicios de este año por los cambios que se están introduciendo en su régimen, como son el aumento de las cotizaciones para garantizar mayores coberturas, nuevas obligaciones fiscales, nuevas deducciones en la renta o la denominada tarifa plana. Todo esto hizo centrar nuestro interés en este tema y dedicarle el artículo “Novedades 2019 para trabajadores por cuenta propia o autónomos” en esta tribuna.

Hoy queremos conocer cuáles son las obligaciones contables de los autónomos y si son las mismas que las de cualquier empresario.

En ocasiones los términos que se utilizan por las distintas administraciones para definir algo pueden no ser los mismos y generar confusión a los usuarios. Nos ocurre, por ejemplo, cuando hablamos de pequeña y mediana empresa (pyme) en el ámbito contable y sin embargo este término no existe en la legislación fiscal, encontrando una similar (pero no igual) al que denominan empresa de reducida dimensión (ERD). También nos ocurre cuando la Administración de la Seguridad Social habla del autónomo, término que sin embargo no es utilizado por la Agencia Tributaria, asimilándolo al de empresario individual.

¿Es lo mismo un autónomo que un empresario individual?

Como decimos la confusión de ambos términos viene por la utilización de lenguaje distinto en cada administración.

Cuando hablamos de empresario individual nos estamos refiriendo a una de las formas jurídicas en que nos podemos constituir para realizar la actividad. Cuando una persona física quiere realizar una actividad económica de manera independiente no optará por ser una sociedad anónima, ni una sociedad limitada ni una cooperativa, sino un empresario individual. Para ello presentará en su delegación de la Agencia Tributaria el alta en el Impuesto de Actividades Económicas como tal.
Una vez que hemos decidido ser un empresario individual debemos darnos de alta en la Seguridad Social en uno de sus regímenes de afiliación (general, especial agrario, de la minería y del carbón..). En nuestro caso será en el régimen especial de trabajadores autónomos.

En este sentido el término empresario individual es un término con carácter mercantil que determina la forma jurídica en que nos constituimos para realizar la actividad y el término autónomo es un régimen de afiliación a la Seguridad Social.

Es cierto que todos los empresarios individuales van a ser autónomos pero no lo es que todos los autónomos sean empresarios individuales. Se deben dar de alta también como autónomos los cónyuges y familiares si trabajan en la actividad empresarial del autónomo, los socios industriales de sociedades regulares colectivas y de sociedades comanditarias, socios de comunidades de bienes, administradores de Sociedades Anomias y limitadas…

Quitando estas excepciones podemos considerar que el uso que se hace de los dos términos como sinónimos se puede aceptar como correcto. En este sentido se considera un empresario individual o autónomo a aquella persona física que de manera habitual va a realizar por cuenta propia una actividad con carácter económico o profesional con fines lucrativos pudiendo dar o no trabajo a otras personas.

Esta figura se asocia normalmente al auto empleo siendo una de las formas más frecuentes de creación de empresas. El propietario de la empresa es, por lo general, el propio trabajador y suele ser la figura más empleada en el comercio al por menor como tiendas de ropa, alimentos, papelerías, regalos, bares y en los servicios como fontanería, albañilería, pintores, etc..

¿Cuáles son sus ventajas e inconvenientes del autónomo frente a una sociedad?

Se pueden establecer como ventajas las siguientes:

El autónomo o empresario individual gestionará su empresa sin necesidad de ningún tipo de dirección ni interna ni externa.
Para comenzar su actividad empresarial no es preciso realizar la constitución, lo que hace que sea ideal (por el ahorro de tiempo y costes que supone) para empresas de reducido tamaño.
Al igual que no existe constitucón desde el punto de vista mercantil tampoco es necesario u desembolso inicial mínimo para empezar a trabajar.

Pero también puede tener algunos inconvenientes como:

El autónomo responderá personalmente por todas las obligaciones que contraiga su empresa, siendo dicha responsabilidad ilimitada.
El patrimonio civil del empresario y el patrimonio mercantil será el mismo.
El autónomo o empresario individual debe hacer frente de manera solitaria a los gastos y a las inversiones
La ventaja que supones llevar el empresario su propia gestión y administración también lleva aparejado un mayor volumen de trabajo.
La tributación puede llegar a ser muy elevada cuando comienzan a tener un volumen de beneficios importantes pues los tipos impositivos en el IRPF están por encima del Impuesto de Sociedades.

¿Cuáles son las obligaciones contables del autónomo?

La pregunta que nos estamos haciendo hoy es si el autónomo está obligado a llevar o no una contabilidad y, en su caso, si será la de cualquier otra sociedad.

Desde el punto de vista mercantil

Según el art. 25 del Código de Comercio, “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”.

Pero también es cierto que su artículo 19.1 dice que la inscripción en el Registro Mercantil será potestativa para los empresarios individuales, con excepción del naviero. Es por esto que quien de verdad va a determinar la obligación o no de llevar una contabilidad la determina la normativa fiscal.

Desde el punto de vista fiscal

Si el empresario tributa en régimen de estimación directa normal estará obligada a llevar una contabilidad de acuerdo al código de comercio y al plan general contable. Si tributa en régimen de estimación simplificada o en régimen de estimación objetiva (módulos) no se exige la llevanza de libros contables, aunque será recomendable, tanto por la exigencia mercantil, como por permitir determinar el resultado de la misma y determinar el importe a pagar en el Impuesto sobre la Renta de las Personas físicas.