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El salario de una persona trabajadora se documenta mediante la entrega de un recibo individual y justificativo del pago del mismo, es decir, la nómina. Este recibo se debe ajustar al modelo oficial. Las partes de la nómina son, a grandes rasgos: Encabezado, devengos, deducciones y bases de cotización.
No obstante, por convenio colectivo o mediante acuerdo entre empresa y representantes de los trabajadores puede pactarse otra estructura de la nomina siempre que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador y las deducciones que correspondan.
Concepto de nómina
El recibo individual de salarios o nómina es el documento mensual que están obligadas a confeccionar las empresas para cada una de las personas trabajadoras de la misma. La nómina contiene la liquidación de las distintas partidas salariales y deducciones por IRPF y Seguridad Social.
La nómina se debe referir a meses naturales. Cuando las empresas abonen a sus trabajadores periodos inferiores, debe documentarlos como anticipas a cuenta de la liquidación definitiva del recibo mensual de salarios.
Si se trata de nóminas en concepto de pagas extraordinarias, el periodo de devengo es el que marque el convenio colectivo.
Las nóminas emitidas por la empresa deben ser conservadas y archivadas, junto con los boletines de cotización durante un periodo mínimo de 4 años, con la finalidad de permitir las comprobaciones oportunas por parte de la Inspección de Trabajo.
En el supuesto de que una empresa externalice la gestión de las nóminas a una asesoría es importante tener en cuenta la ley de protección de datos. Si la asesoría solamente tiene acceso a los datos necesarios para prestar el servicio contratado, no estaríamos ante una cesión de datos y no sería necesario en consentimiento del trabajador.
Es importante tener en cuenta que el responsable de la empresa o responsable del tratamiento y el responsable de la asesoría o encargado del tratamiento deberán celebrar un contrato de encargo del tratamiento por escrito donde se recoja el objeto, la naturaleza, la duración y la finalidad del tratamiento, las categorías de interesados y el tipo de datos personales, y las obligaciones y derechos del responsable del tratamiento.
La Orden ESS/2098/2014 se ha encargado de aprobar el modelo oficial de recibo individual de salarios o nómina.
¿Cuáles son las partes de la nómina?
Las distintas partes de la nómina debes contener la siguiente información:
- Encabezado.
- Periodo de liquidación.
- Devengos.
- Deducciones.
- Firmas.
- Bases de cotización a la Seguridad Social, base sujeta a retención del IRPF y aportación de la empresa.
Encabezado
El encabezado de una nómina o la cabecera de nomina debe contener los siguientes datos identificativos:
- De la empresa: nombre, domicilio, CIF, cuenta de cotización a la Seguridad Social.
- De la persona trabajadora: nombre, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, grupo profesional y grupo de cotización.
Periodo de liquidación
La nómina debe recoger el periodo de liquidación, normalmente mensual o inferior, se deben concretar el número de días.
Devengos
El recibo de liquidación de cotizaciones debe contener los devengos, compuestos por cada uno de los conceptos y cuantías retributivas que integran el salario.
El total devengado de la nómina es el salario bruto.
Deducciones:
Las deducciones a incluir en la nómina por cuenta del trabajador son:
- Aportaciones del trabajador
Cotización a la seguridad Social: la personas trabajadoras están obligadas a cotizar a la Seguridad Social:
- Contingencias comunes: 4,7% sobre la base de cotización por contingencias comunes.
- Desempleo: 1,55% o 1,60%, en función de la tipología de contrato, sobre la base de cotización por contingencias profesionales.
- Formación profesional: 0,10% sobre la base de cotización por contingencias profesionales.
Además, si la persona trabajadora realiza horas extras:
- Horas extraordinarias por fuerza mayor: 2% sobre el importe del total de horas extraordinarias por fuerza mayor realizadas.
- Horas extras normales: 4,7% % sobre el importe del total de horas extraordinarias realizadas.
Las obligaciones fiscales y de Seguridad Social del trabajador deben ser satisfechas por el mismo. Son nulos los pactos en los que se prevean que sea el empresario o el trabajador en que asuma el que asuma total o parcialmente el pago de la prima o parte de cuota que corresponde pagar al empresario o al trabajador.
El empresario debe efectuar los descuentos de las cuotas que corresponde pagar al trabajador en el momento de hacer efectivas las retribuciones. Si no lo hace nos podemos encontrar ante uno de estos supuestos:
- IRPF
A las retribuciones de las personas trabajadoras se les debe aplicar la retención por IRPF que corresponda conforme a la legislación de IRPF. El empresario está obligado a practicar la retención por IRPF de sus trabajadores en ingresar el importe en el Tesoro público. Además, tiene la obligación del informar al trabajador de la retención practicada, esto lo hará indicando en la nómina el porcentaje de retención practicado.
- Anticipos
Los importes percibidos por las personas trabajadoras en concepto de anticipos a cuenta de salarios del trabajo realizado y por salarios futuros se deducen en la nómina, en la forma que pacten las partes.
- Productos en especie
Las percepciones económicas que perciba la persona trabajadora distintas del dinero.
- Otras deducciones: existen otras deducciones como pueden ser: la cuota sindical, el canon de negociación, la devolución de préstamos, las cantidades percibidas de terceros, indemnizaciones, embargos, pagos indebidos, sanciones, huelga o cierre patronal, etc.
Firmas
La nómina debe ser firmada por la persona trabajadora, se le debe hacer entrega de un duplicado y abonarle el importe de la liquidación. La firma de la nómina da fe de la percepción de dichas cantidades por la persona trabajadora, sin que ello suponga la conformidad con las mismas.
Determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta y de la base sujeta a retención del IRPF y aportación de la empresa
En la parte inferior de la nómina se reflejan las bases de cotización de los trabajadores y la aportación de la empresa a la seguridad social.
Puede aprender a confeccionar todas la partes de la nómina con nuestro curso: Gestión de nóminas y cotizaciones a la Seguridad Social.
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