¿Cuáles son los pasos del Ciclo Contable?

Para llevar una contabilidad ordenada, como nos exige la legislación, es preciso tener claro qué es el ciclo contable y cuáles son sus etapas. Durante un ejercicio económico, la empresa se encontrará con varios acontecimientos contables que definirán su información económico-financiera.

Con el ciclo contable ajustamos las operaciones y su repercusión en el patrimonio de la empresa a un período de tiempo determinado, que normalmente suele ir del 1 de enero al 31 de diciembre.

Concepto de ciclo contable y sus etapas

Se puede definir el ciclo contable como el proceso de registro de todas las operaciones de la empresa durante un ejercicio económico que permite reflejar la imagen fiel de la misma y conocer su situación económica y financiera. Con carácter general tiene una duración cronológica de un año, (normalmente coincidente con el año natural), pero puede haberlos de menor extensión, como semestral o trimestral si se pretende conocer la salud de la empresa y tomar decisiones con una periodicidad menor. A pesar de que la gestión de la empresa es continua y se considera ilimitada, las razones por las que esa actividad se divide en ciclos anuales son las siguientes:

• Desde el punto de vista de la legislación fiscal es necesario liquidar con la Administración Pública los impuestos anuales que se deriven de los beneficios obtenidos.
• Desde el punto de vista de la legislación mercantil se establece la obligatoriedad de redactar y presentar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de la empresa.
• Desde el punto de vista de la conveniencia informativa es preciso conocer la situación económico-financiera de la empresa y sus resultados, para poder corregir las desviaciones o los posibles errores de gestión.

Este ciclo se divide en una serie de etapas. Aunque se suelen reducir a tres (apertura, gestión y cierre) es más sencilla su comprensión si la hacemos en las siguientes:

• Apertura de la contabilidad.
• Asientos de Gestión
• Regularización y cálculo del resultado.
• Cierre de la contabilidad.

Apertura de la contabilidad: inicio del ciclo contable

La apertura contable pretende conocer la situación patrimonial al inicio del ciclo. Tanto en el libro diario como en el mayor se registrarán los elementos con los que cuenta la empresa en el momento de realizar la apertura del ejercicio contable. En realidad es un balance patrimonial según la situación del ejercicio anterior.  Las cuentas que figuren en el activo del balance constituirán los empleos y las que aparezcan en el pasivo los recursos. En el primer año de vida de la sociedad, no tendrá asiento de apertura y partirá de su asiento de constitución. El asiento de apertura del libro diario no es más que el asiento de cierre del año pasado abierto de nuevo.

Asientos de gestión: registro de las operaciones del ejercicio

A partir de la apertura de la contabilidad se irán registrando de manera cronológica todas las operaciones que constituyan la actividad propia de la empresa, tales como compras, ventas, movimientos bancarios, etc. Este registro se realiza mediante asientos en el libro Diario

Se incluye también en esta etapa los llamados ajustes previos al cierre. Entre ellos estarán:

• Las amortizaciones del inmovilizado,
• Correcciones valorativas de los elementos de activo
• Provisiones
• Imputación de subvenciones a resultados
• Periodificación
• Ajuste de existencias

En esta etapa se elaborarán también los balances de comprobación de sumas y saldos.

Asiento de regularización: cálculo del resultado

El resultado de un ejercicio es la diferencia entre los ingresos y gastos imputados al mismo. Básicamente, los ingresos expresan el importe de las ventas de los productos fabricados por la empresa o los servicios que presta, y se contabilizan en el Grupo 7, en el Haber, a lo largo del ejercicio. Los gastos son factores productivos que la empresa adquiere para la obtención de aquellos y están contabilizados en el Grupo 6, en el Debe, a lo largo del año.

Para hallar el resultado de la empresa durante un período tenemos que realizar un asiento en el libro Diario en el que se abonan (anotar en el Haber) las cuentas de gastos y se cargan (anotar en el Debe) las cuentas de ingresos, utilizando en ambos casos como contrapartida una cuenta de nombre “resultado del ejercicio”. Es lo que se denomina asiento de regularización.

De esta forma, en el libro Mayor todas las cuentas de gastos e ingresos quedan saldadas. El saldo de las mismas queda recogido en el saldo de la cuenta “resultado del ejercicio”.

Asiento de cierre

Tras la regularización, las cuentas de los Grupos 6 y 7 quedan saldadas, y aparece una cuenta nueva que es la (129) Resultado del ejercicio por el saldo de todas ellas. El resto de las cuentas que quedan abiertas (es decir, las de los Grupos 1 a 5) se deben cerrar ahora para finalizar el ejercicio, esto es:

• Las cuentas de activo que presentan deudor anotaran en el Haber.
• Las cuentas de pasivo y neto que presentan saldo acreedor se anotaran en el Debe.

Al traspasar esta anotación al Mayor todas las cuentas quedarán saldadas, es decir, con saldo nulo. El asiento contable del cierre en el libro diario nos servirá de base para hacer el asiento de apertura del ciclo contable de año siguiente. El asiento de apertura no es más que el de cierre del año anterior “dado la vuelta”.

Una vez cerrado el ejercicio, el ciclo contable se puede decir que concluye y se tiene toda la información necesaria para formular las cuentas anuales. Con carácter general se elaborarán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Las empresas que no tengan la condición de pyme, además el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

Conclusión del ciclo contable

Tal como vemos en nuestro curso Experto en Análisis Contable, si atendemos a la legislación mercantil y a la fiscal, es lógico que nuestro ciclo contable coincida con el año natural. Durante este periodo la empresa va a realizar una serie de actividades que afectan a su patrimonio neto de manera repetitiva. Estas actividades se pueden establecer esquemáticamente en las siguientes fases:

Apertura: incluye la elaboración de un inventario inicial que se plasma contablemente en el asiento de apertura.

Operaciones del ejercicio: se registran todas las operaciones del año y se elaboran los balances de comprobación de sumas y saldos.

Operaciones de cierre: incluye la regularización para determinar el resultado del ejercicio, el asiento del cierre y la elaboración de las cuentas anuales.