¿Qué son los gastos anticipados?

Los gastos anticipados son muy corrientes en la empresa normalmente por exigencia del acreedor. Es normal tener que pagar, por ejemplo, una póliza de crédito por adelantado, un arrendamiento o una campaña de publicidad. Nos estamos refiriendo a servicios  que pagamos de antemano y que no se van a recibir hasta el ejercicio o ejercicios siguientes.

La duda que nos planteamos es cuándo estamos ante un gasto anticipado y cuando no. ¿El pago a plazos es en gasto anticipado? ¿el pago de un anticipo es un gasto anticipado? ¿el servicio pagado debe abarcar más de un ejercicio económico?

¿Qué son los gastos anticipados?

Se podría entender  como  gasto anticipado aquel cuyo desembolso se realiza antes de la adquisición del producto o de recibir el servicio. Si nos vamos al ámbito contable podemos decir que los gastos anticipados son aquellos que se contabilizan en un ejercicio económico pero realmente corresponden otro posterior.

El ejemplo más sencillo y al que se suele recurrir es el del pago de un seguro. Los seguros, como es lógico, se deben pagar por anticipado y van a cubrir, por lo general, los riesgos durante un año. Si el seguro lo pagamos en el mes de abril del año 01 tendremos los riesgos cubiertos hasta abril del año 02. El pago lo hemos realizado el año 01 pero no es justo imputar todos los gastos a ese ejercicio, pues parte de lo pagado se va a disfrutar el año que viene. Esa parte de gasto que tenemos ya pagada pero que corresponde al año siguiente es el gasto anticipado.

Debemos matizar un aspecto importante para que el gasto se considere como anticipado contablemente:

“El gasto debe afectar a un ejercicio distinto al actual, al menos en parte.”

Si, por ejemplo, nuestra empresa paga una campaña de publicidad en enero que abarca hasta el mes de junio del mismo año, el gasto lo contabilizamos en la cuenta (627) Publicidad en el momento actual. Se realizará el pago en este ejercicio y no habrá consideración de gasto anticipado pues no “toca” dos ejercicios.

Si la campaña la contratamos en septiembre y abarca hasta marzo del año siguiente, una parte del gasto contabilizado en la (627) Publicidad  no corresponde a este ejercicio. Esta parte es la que consideramos como gasto anticipado y anotaremos en la  (480)

La periodificación contable: el principio del devengo

Aunque estamos poniendo nuestro enfoque en los gastos, realmente lo comentado lo vamos a aplicar también a los ingresos (tal como estudiamos en nuestro curso de Contabilidad Financiera).   En este sentido, debemos tener presente que la contabilidad de los gastos e ingresos anticipados viene motivada por la necesidad de cumplir el principio del devengo.

En la primera parte del Plan General Contable, en el Marco conceptual, se enuncian los principios contables de obligado cumplimiento. Uno de ellos es el principio de devengo que dije así:

Principio del devengo: “Los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieren, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro”. 

                Si efectivamente, queremos registrar los gastos y los ingresos atendiendo al ejercicio al que se refieren, independientemente de cuándo se cobren o paguen, nos vamos a encontrar con dos situaciones:

1. Gastos e ingresos que ya están contabilizados en el ejercicio y que al cierre nos damos cuenta de que corresponden al siguiente
2. Gastos e ingresos que aún no están contabilizados pero que al cierre del ejercicio nos damos cuenta de que corresponden a éste.

Los gastos anticipados los incluimos en el primero de los casos.  Se trata de un gasto que ya está anotado contablemente y, al llegar el cierre, queremos imputarlo (o al menos en parte) a ejercicio/s siguiente/s.

¿Como se realiza el asiento de los gastos anticipados?

Para la contabilidad de los gastos anticipados el Plan Contable ha reservado una cuenta: (480) Gastos anticipados

La definición de la misma en la 5ª parte del PGC dice lo siguiente:

“Gastos contabilizados en el ejercicio que se cierra y que corresponden al siguiente.

Figurará en el activo corriente del balance.

Su movimiento es el siguiente:

1. a) Se cargará, al cierre del ejercicio, con abono a las cuentas del grupo 6 que hayan registrado los gastos a imputar al ejercicio posterior.
2. b) Se abonará, al principio del ejercicio siguiente, con cargo a cuentas del grupo 6.”

Ejemplo

El 01.11.01 pagamos la prima de seguros anual, 600 euros. En este momento nosotros la contabilizamos por el importe total que hemos pagado:

El 31.12.01 nos damos cuenta de que tenemos contabilizado un gasto por valor de 600 euros en el año 01, cuando parte de él no corresponde a este año, si no al siguiente.

La forma de proceder en este caso es la siguiente:

Restamos el importe del gasto que corresponde al periodo siguiente a la cuenta del gasto, esto es, abonaremos en la cuenta y hacemos el ajuste.

Anotamos en el Debe la cuenta de gastos anticipados.

En el año 02 queremos imputar la parte de gasto que corresponde a este ejercicio y que ya restamos el año pasado. La forma de actuar no es más que dar la vuelta al asiento que se hizo el año pasado, con esto conseguimos imputar el gasto y eliminamos la cuenta del gasto anticipado.

Los gastos anticipados en el balance

La cuenta (480) se considera un activo para la empresa y como tal deberá figurar en La columna izquierda “Activo”.

En la columna del Activo, se ha creado dentro del Grupo 4 Acreedores y Deudores por operaciones comerciales un subgrupo denominado 48 Ajustes por periodificación. En él se incluyen la cuenta (480) Gastos anticipados.

Es cierto que si el gasto anticipado al que nos referimos tiene naturaleza financiera su registro será en otra cuenta diferente.

Si la empresa, al cierre del ejercicio, debe anotar un gasto anticipado de naturaleza financiera (intereses) no utilizará la cuenta (480) sino la (567) Intereses pagados por anticipado. La forma contable de actuar es la misma pero su ubicación en el balance no. La cuenta (567) Intereses pagados por anticipados formará parte del activo dentro del grupo 5 Cuentas financieras en el subgrupo 56 … ajustes por periodificación