¿Cómo regularizar el saldo de caja negativo?

El saldo negativo de la cuenta de caja es uno de los dolores de cabeza con los que antes se encuentra un contable. Cuando estudiamos contabilidad nos parece que la cuenta de caja es la más sencilla de llevar. Más adelante esta cuenta nos puede complicar nuestra tranquilidad pues puede ser una de las “señales de alarma” que adviertan fraudes en nuestra contabilidad.

Queremos comentar el saldo negativo de caja, no de la tesorería en general, pues en la cuenta de banco no tiene por qué suponer un problema.

Detectar el saldo de banco negativo

Si hablamos de la cuenta de banco (572) podemos justificar un posible saldo negativo (acreedor) en un momento determinado por dos motivos.

1. Descubierto en cuenta corriente.

En este caso, durante el año nos podemos encontrar con pagos realizados por banco sin tener saldo suficiente. Nuestra entidad financiera nos ha hecho este “favor” pagando ella lo que faltaba, eso sí, a cambio de una comisión y el pago más alto de intereses.  El tratamiento contable del descubierto no es más que admitirlo durante el año como un saldo acreedor sin más y  regularizarlo al final del ejercicio como un préstamo. Se trata de no presentar un balance con una cuenta de banco negativas, sino con saldo cero y una deuda con saldo acreedor normal.

2. Póliza de crédito mal contabilizada

Es posible que, por desconocimiento, en lugar de utilizar la cuenta (5201) para reflejar los movimientos de una póliza de crédito,  se esté utilizando la (572). No debemos confundir una cuenta corriente con una cuenta de crédito. La cuenta corriente (572) deberá tener saldo deudor y la cuenta de crédito (5201) acreedor.

¿Por qué mi caja tiene un saldo negativo?

Son muchos los motivos por los que nuestro saldo de la cuenta de caja puede ser negativo.

1. Errores contables. Simplemente (y en el mejor de los casos) se trata de un error contable. No hay nada fraudulento sino un despiste que podemos corregir.
2. Desfase temporal. Es posible que hayamos contabilizado un pago antes de tiempo.
3. Pagos “en negro” Se están realizando pagos a proveedores y acreedores reales y pagando con caja sin haber saldo suficiente y anotando como salidas de caja.
4. Pago por los socios con su propio dinero. Son los socios los que realmente están pagando las cuentas acreedoras.
5. Dividendos pagados a socios. Se están pagando a los socios dividendos y no se han declarado. Retribuciones no declaradas, préstamos no registrados….
6. Pagos a trabajadores sin justificar…

Posibles consecuencias o interpretaciones de los saldos negativos

Es posible que el “descuadre” sea solo temporal y que podamos justificarlo sin problema. Vamos a suponer que hemos hecho un pago a un proveedor por caja antes de anotar un ingreso en la misma y momentáneamente se quedó negativa. Este saldo negativo unos días no supone problema pues quedará regularizado.

En otras ocasiones el error no es más que hemos anotado la cuenta de caja en lugar de la de banco. La solución es fácil en este caso.

Estos casos no tienen consecuencia fiscal pero siempre es mejor tenerlos controlados.

Si el saldo acreedor de caja lleva más tiempo (pongamos que lo heredamos de un año a otro) puede venir de asientos de pagos que hemos hecho por caja sin tener dinero en ella. Es decir, hemos anotado en el debe cuentas de proveedores y acreedores reales a los que le hemos pagado pero en el haber hemos anotado la caja sin tener saldo.

En este momento Hacienda piensa que si realmente hemos pagado a un proveedor es  porque tenemos dinero para hacerlo y si en la caja no había es porque está oculto. Es decir, hablamos de ventas no declaradas, “dinero negro” y esto se pone feo.

Si Hacienda interpreta esto y no podemos justificarnos nos va a exigir el pago del Impuesto de Sociedades que no hemos declarado con sus intereses y sanciones.

En estos casos, Hacienda considera que la cuantía de las ventas no declaradas es igual al saldo negativo máximo que la cuenta de caja haya tenido durante el ejercicio.

A esto le añadimos también el pago del IVA no repercutido por las presuntas ventas.

¿Cómo regularizar el saldo  de caja negativo? Posibles soluciones:

No tenemos una barita mágica que nos permita regularizar esto saldos pero si podemos hacer algunas recomendaciones

1. No limitarnos a comprobar el saldo de la caja al cierre del ejercicio sino llevar un control periódico del mismo. Comprobar que su saldo es positivo en todo momento.
2. Comprobar si el saldo negativo de caja es por pagos realizados por los propios socios. En estos casos la solución contable puede ser fácil pues deberíamos hacer uso de la cuenta (551). Cuenta con socios y administradores. Si la empresa no devuelve de forma rápida se debería reflejar como un préstamo y atender a las operaciones vinculadas. Esta opción seguramente no gustará a los Socios pero no dependemos de los que ellos opinen.
3. Si no es posible ningún tipo de justificación lo mejor es asumir que tendremos que regularizar nuestro impuesto de sociedades por las ventas no declaradas y quedarnos en paz con Hacienda.
4. Siempre queda el recurso de cuadrar con la 113 y cruzar los dedos, pero lógicamente esto no debe ser una opción.

Creemos que puede ser interesante vuestra experiencia y que nos comentéis como tratáis este tema. Otro caso que también puede ser interesante es el tener un saldo en la cuenta de caja descuadrado superior al real, pero lo dejamos para otra reflexión.