Reservas voluntarias negativas en el balance

¿Es posible tener en el balance unas reservas voluntarias negativas?

Cuando vemos en el balance de la sociedad una cuenta de reservas voluntarias negativas nos preguntamos si estamos haciendo algo mal o si el Plan General Contable admite esta posibilidad.

Las cuentas de reservas  (prima de emisión, reserva legal, reservas voluntarias, estatutarias o especiales) forman parte del Patrimonio Neto de la empresa y como tal deberán presentar un acreedor. Esto ocurre con todas las reservas pues su dotación suele hacerse cargando en la cuenta (129) y abonando en la reserva. Sin embargo, la cuenta (112) Reservas Voluntarias puede tener movimientos en el debe superiores a su saldo, haciendo que en determinados momentos su saldo sea deudor, es decir, negativo.

Hablamos de dos casos regulados por el PGC donde nos dicen que debemos cargar en la cuenta de reserva aunque no tengamos saldo suficiente. Los vemos:

Reservas voluntarias negativas por gastos de constitución

Cuando hablamos de gastos de constitución debemos tener cuidado y no confundirlo con los gasto de primer establecimiento. Es cierto que a veces puede ser difícil determinar su naturaleza y diferenciarlos, pero vamos a tratar de hacer un pequeño resumen para aclararnos. Distinguimos los siguientes gastos:

1. De constitución y de ampliación de capital: tienen carácter obligatorio y son indispensables para la creación de la empresa o su ampliación de capital. Tienen naturaleza jurídica como escrituras notariales, registros mercantiles, impuestos, etc. Familiarmente se suele decir que son el “papeleo” necesario para constituir una sociedad.
2. De primer establecimiento: son aquellos gastos necesarios para iniciar la actividad de la empresa recién creada (pero sin naturaleza jurídica) como, por ejemplo:
   • Publicidad de lanzamiento de nuestros servios o productos previa a comenzar a realizarlos.
   • Gastos de estudio e investigación de mercados.
   • Selección, capacitación y formación del personal que formará la plantilla de nuestra empresa.
   • Puesta en marcha.

El Plan, en su  Introducción en el apartado 8, dice:

               “Cabe también mencionar el nuevo tratamiento de los gastos de primer establecimiento, que deberán contabilizarse en la cuenta de Pérdidas y ganancias como gastos del ejercicio en el que se incurran.

               Por el contrario, los gastos de constitución y ampliación de capital se imputarán directamente al patrimonio neto de la empresa sin pasar por la citada cuenta de Pérdidas y Ganancias. Estos gastos lucirán en el estado de cambios en el patrimonio neto total, formando parte del conjunto de variaciones del patrimonio neto del ejercicio”.

Reserva negativa por cambio de criterio contable o subsanación de un error.

Si nuestra sociedad se constituyó en ejercicios anteriores y ya tiene un saldo en su cuenta de reservas voluntarias, es posible que el anotar con posterioridad en el debe (por los motivos que ahora vamos a comentar) no suponga un saldo deudor. Sin embargo, si es su primer ejercicio y no tiene saldo o si el movimiento que ahora hacemos supera a su saldo, tendremos un saldo negativo.

a) Cambio de criterio contable

         El Principio de Uniformidad  establece que adoptado un criterio dentro de las alternativas que, en su caso se permitan, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarse de manera uniforme para otros eventos y condiciones similares, en tanto no se alteren los supuestos que motivaron su elección.

        Si se alteran estos supuestos se puede modificar el criterio adoptado en su día, informando de esta circunstancia en las memoria e indicando la incidencia cualitativa y cuantitativa en las cuentas anuales.

b) Subsanación de un error

Los errores contables de ejercicios anteriores van a hacer necesario contabilizar algún gasto o ingreso en el ejercicio en curso sin posibilidad de utilizar el grupo 6 ni el grupo 7. La norma 22ª de Registro y Valoración del Plan General Contable establece que el ingreso o gasto correspondiente a ejercicios anteriores referidos al error, motivará en el ejercicio actual el correspondiente ajuste, el cual se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto en una cuenta de reservas.

En ambos casos, la definición de la cuenta (112) establece lo siguiente:

“Cuando se produzca un cambio de criterio contable o la subsanación de un error, el ajuste por el efecto acumulado calculado al inicio del ejercicio, de las variaciones de los elementos patrimoniales afectados por la aplicación retroactiva del nuevo criterio o la corrección del error, se imputará a reservas de libre disposición. Con carácter general, se imputará a las reservas voluntarias,”

 Cambio de estimación contable

Cuidado, no debemos confundir el “cambio de criterio”  con el cambio de estimación contable.  En este caso no vamos a tocar la cuenta de reserva pues la modificación se aplicará de forma prospectiva. La aplicación prospectiva: consiste en aplicar el nuevo criterio desde el momento en que se produce el cambio de criterio. Por el contrario, en los casos de cambios de criterio contable y errores, la aplicación  será retroactiva, y consiste en aplicar el nuevo criterio como si éste se hubiese aplicado siempre. En este caso se debe realizar un ajuste por los años anteriores.

Compensación del saldo negativo de la reserva voluntaria

Por lo comentado hasta ahora vemos que no hay problema en tener un saldo acreedor en la cuenta (112). Cosa distinta es que por “estética contable” y si tenemos la posibilidad de hacerlo nos gustaría de alguna manera eliminarlo.

Debemos tener cuidado pues para eliminar este saldo en la reserva no podemos hacer uso de la reserva legal ni de la estatuaria. Solo podremos hacerlo si tenemos un saldo sobrante en la cuenta de Remanente o bien, en la distribución del resultado de un ejercicio positivo y siempre tras cumplir nuestras obligaciones con las mencionadas reservas legal y estatutaria

Conclusión

Aunque nos parezca raro ver en nuestro balance en el patrimonio neto un signo negativo delante del saldo de nuestra reserva voluntaria, este es perfectamente posible. Se debe al uso que el Plan General Contable le ha dado para contabilizar los gastos de constitución, cambios de criterio contable y subsanación de errores.

No es problema tener este saldo pero siempre será interesante eliminarlo si tenemos la posibilidad en ejercicios futuros.