¿Cómo hacer tu stakeholders map?

Para manejar las relaciones con los distintos grupos e individuos involucrados en un proyecto empresarial, acudiremos a la elaboración de un stakeholders map. Este recurso permite entender mejor cuánto interés tiene cada parte, y, así, tomar decisiones más favorables y estratégicas en la incursión de cada proyecto. 

Ya sea que se esté trabajando en un nuevo producto, tratando de entrar en un mercado distinto o comenzando un proyecto, los stakeholders se verán afectados. Y, del mismo modo, ellos también pueden influir en dicho proceso.

¿Qué es un stakeholders map?

El diseño de servicios emplea una herramienta gráfica llamada Mapa de Stakeholders, que se utiliza para ilustrar a los distintos grupos participantes en un servicio específico. Y, agrupar a los interesados, de acuerdo con sus intereses comunes, posibilita que el proveedor de servicios administre sus recursos de forma más eficaz. Y se puede simplificar la solución a los desafíos que puedan presentarse.

Cada vez que se desarrolla un servicio, es esencial tener un esquema que permita identificar con precisión quiénes participan, y su impacto. Así como su interacción tanto entre sí como con cada sector del servicio. El diseño de servicios utiliza una herramienta gráfica denominada Stakeholders Map, cuyo objetivo es ilustrar a los diferentes colectivos que componen un servicio particular.

Los interesados pueden agruparse en función de sus intereses comunes, lo que posibilita al proveedor de servicios repartir sus recursos de forma más eficaz para enfrentar los posibles retos. Por ello, cada vez que se elabore un servicio, es crucial disponer de un esquema que facilite reconocer quiénes participan y de qué manera influyen. Así como su relación entre sí y con todas las áreas que forman parte del servicio.

¿Cuál es la utilidad del mapa de stakeholders?

El mapa de interesados es útil para reconocer, examinar y administrar a las partes interesadas que pueden contribuir, impactar o ser impactadas por un proyecto. En este contexto, existen diversas utilidades u objetivos que cumple el mapa de stakeholders en la administración de proyectos:

• Identifica a los interesados y los clasifica según el impacto que puedan ejercer en un proyecto.
• Examina y valora el grado de influencia y poder de cada uno de los stakeholders detectados. Posibilitando asignarles prioridad en función de su posible efecto en el progreso del proyecto.
• Promueve el entendimiento de los intereses, expectativas y requerimientos de cada grupo de interés y los coloca en sintonía con las metas del proyecto.
• Promueve una comunicación eficaz con cada grupo según sus intereses y requerimientos. Además, ofrece un fundamento para elaborar estrategias particulares para cada equipo y robustecer la cooperación.
• Facilita prever problemas potenciales y, por ende, elaborar estrategias y planes de contención para enfrentar posibles barreras.
• Asiste en la administración del cambio en la organización, ofreciendo una perspectiva nítida de las dinámicas para una toma de decisiones eficaz.

Todas estas características transforman el mapeo de stakeholders en un instrumento crucial para la administración de proyectos y la toma de decisiones estratégicas.

¿Cómo se realiza el stakeholders map?

Se debe elaborar una lista completa de las partes interesadas. Y, cada una de estas, debe ser entrevistada para conocer sus intereses y motivaciones. Una vez elaborada la lista se puede plasmar en papel, en una pizarra o cualquier otra herramienta visual. Con la intención de servir de agrupación a las partes interesadas y sus interacciones.

Una buena recomendación es hacer uso de post-it para ir cambiándolo cuantas veces sea necesario. Así se obtendrá un mejor panorama para identificar posibles problemas y detectar potenciales oportunidades de mejora que implementen el diseño de servicio.

El siguiente paso consiste en clasificar a los stakeholders. Esta puede ser la parte más difícil al elaborar un mapa de stakeholders, ya que de ella dependerá la secuencia que se establezca en tu gráfico. A continuación, se muestra una posible forma de clasificarlos:

• Stakeholders de alto poder y con mucho interés.
• Mismo nivel de poder, pero con menos interés.
• Stakeholders de bajo poder, pero muy interesados.
• Idéntico nivel de poder y con poco interés.

Tras esto, se coloca, en el primer cuadro del mapa, a personas o empresas de gran influencia que muestran un gran interés en tu proyecto. Se puede incluir el emblema de la empresa, el nombre del individuo con el que se está en contacto para facilitar la visualización de su sitio.

El siguiente paso consiste en añadir en el segundo cuadro a las personas o empresas de gran influencia, pero que todavía no están completamente decididas a respaldar el proyecto. Ten en cuenta que no se deben olvidar, ya que si se consigue satisfacerlas pueden transformarse en un soporte fundamental.

En el tercer cuadro se debe ubicar a individuos o compañías que, a pesar de tener un grado de influencia reducido, sí muestran interés en el proyecto. Por último, se deben incluir aquellas partes con bajo poder y poco interés. Con la intención de mantenerlas informadas por si cambian de opinión o pueden apoyar el proyecto más adelante.

Para más información sobre este instrumento y otros se puede acudir al Master en Legal Project Management: Gestión de Proyectos Digitales con la motivación de adoptar las claves de una buena gestión de los stakeholders de los proyectos.