Tratamiento de la información contable, el antes y el después

El tratamiento de la información contable de una manera automatizada puede suponer un antes y un después en la empresa. Lo que hasta hace no mucho tiempo era una labor engorrosa, rutinaria, lenta e incluso compleja, ahora puede ser prácticamente automática y casi sin intervención humana. Es cierto que la evolución de la forma de tratar la información contable viene ya de lejos pero también lo es que el uso de la inteligencia artificial puede darle otra vuelta de tuerca.

¿Qué es la información contable?

Una empresa va a realizar infinidad de transacciones económicas a lo largo de un periodo. Paga nóminas, recibe ingresos, paga servicios públicos y de agentes externos, efectúa préstamos, compra aprovisionamientos, etc… Todas estas transacciones proporcionan una información que deberá reflejarse en los Estados Financieros previamente procesada.

La información contable en una sociedad tiene como objeto identificar, analizar, clasificar y registrar, de una forma ordenada, todas las operaciones que se hacen en ella y que afectan a su patrimonio. Esta información es necesaria a nivel interno de la empresa para quienes la gestionan  pero también a nivel externo para terceras personas que interactúan con ella.

La información contable debe ser útil, en principio, para conocer la real situación financiera de un negocio. Conocer los estados contables puede ser un valioso elemento para la toma de decisiones.

¿Qué es el tratamiento de la información contable

Sabemos que una de las funciones de la contabilidad es presentar la información económica y financiera de una sociedad para poder ser conocida tanto por la empresa como por terceros. Pues bien, el tratamiento de la información contable pretende organizar y registrar la documentación financiera de una empresa para que la contabilidad pueda hacer esta función.

Se trata, por tanto, de un proceso que va desde la captura de los datos,  la anotación de la información en registros contables, su verificación y validación asegurándose de que se cumplen las normas contables.

Si queremos que nuestra contabilidad sea precisa y cierta es imprescindible que el tratamiento de la información contable sea el correcto. Si queremos ahorrar recursos económicos y tiempo y ganar en fiabilidad debemos usar herramientas informáticas que nos permitan automatizar la contabilidad.

¿Cómo se debe organizar la documentación contable?

Como decimos, la optimización del uso de la información contable se debe realizar a través de la automatización de la misma.

Se debe simplificar la recogida de documentos, por ejemplo, las facturas de proveedores. Hoy existen sistemas que nos permiten prescindir del uso del papel y trabajar todo en formato digital. Las empresas pueden disponer de un sistema automático de captura de documentos.

La ayuda de la inteligencia artificial también permite el tratamiento de los documentos de una manera más productiva. El reconocimiento óptico de los caracteres, por ejemplo, se puede automatizar el registro de las facturas en el sistema o la conciliación de órdenes de pago y cobro. Todo esto simplifica la preparación de los pagos y su ejecución.

También es mucho más ágil, fiable y productiva la forma de compartir datos tanto a nivel interno como externo. Nuestro software contable se va a integrar con herramientas externas tanto de proveedores, clientes, bancos o incluso entes públicos para exportar documentos de forma sencilla.

Ventajas de automatizar la información contable

Como vemos, la automación es un proceso que puede mejorar muchos aspectos del tratamiento de la información contable y de la empresa. Vamos a resumir sus ventajas:

Rapidez en el tratamiento de datos y ahorro de tiempo

Un software de automatización permita manejar mucha más información contable en menos tiempo. Entre otras cosas permite acelerar la realización de cobros y pagos, de elaboración y contabilidad de nóminas, de gestión de presupuestos, de relaciones con bancos sin precisar la intermediación humana.

Datos más precisos y ciertos

Al evitar el tratamiento manual de los datos podemos evitar muchos errores. El evitar errores puede suponer evitar incidencias de pagos y cobros, llamadas, quejas o litigios y pérdidas de tiempo evitables.

Es más sencillo controlar las fechas,  comprobar duplicidades, errores de apuntes contables ó cifras que no encajan lo que permite garantizar su veracidad.

Seguridad de la información y transparencia

Al trabajar en la nube se trabaja con sistemas de encriptación que protegen los datos frente a posibles ciber ataques. Además, es más sencillo reconocer posibles engaños a los que la sociedad se puede enfrentar como duplicidades, cuentas inexistentes, facturas falsas, etc..

Anulación de tareas rutinarias

El proceso contable y de gestión de la información puede llegar a ser muy rutinario y poco estimulante. La automatización consigue eliminar este tipo de trabajos a los empleados. De esta forma, la labor del contable pasa a ser de gran importancia para la dirección pues ahora podrá dedicar más tiempo al estudio de los datos y al asesoramiento.

Facilidad de acceso a los datos

Al estar todos los datos e información contable en la nube, cualquier usuario podrá acceder a los mismos simplemente con una conexión a internet. Esto permite, por ejemplo, el teletrabajo ya que los empleados pueden encontrar toda la información que necesitan desde cualquier lugar. La información puede fluir de una manera mucho más rápida entre departamentos diferentes de la empresa.

Mejora de la productividad

El uso de un software de contabilidad automatizada permite el ahorro de muchas horas de trabajo en tareas que pueden realizarse sin intervención humana.

También se genera un beneficio económico para la empresa: el capital humano se invierte íntegramente en tareas que no pueden automatizarse y generan valor añadido a la organización.

Importancia del tratamiento de la información contable

Hemos dejado para el final otra de las ventajas que suponen los sistemas de información contables. Estos, al recoger, registrar y generar datos financieros para la empresa van a ser de una utilidad esencial a la hora de poder tomar decisiones. Al generar unos registros más ciertos, seguros y fiables, la contabilidad va a ser mucho más precisa. Gracias a ello se puede ejercer un mejor control sobre aquello que va bien o lo que haya que mejorar y se consigue una mayor eficiencia en le empresa y un posible crecimiento de una forma más rápida.