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El Workforce Management cuyas siglas son WFM, está constituido por una serie de herramientas y tipos de procesos que son utilizados con el fin de la optimización productiva en las empresas.
Esta optimización productiva está basada en la reducción de costes a través de una mejora de la gestión de los recursos humanos, asegurando a su vez que la demanda y el servicio se cumplan.
El Workforce Management, está constituido por los siguientes aspectos sobre la fuerza laboral:
- Planificación
- Programación
- Seguimiento
- Análisis
Todo esto, orientado a conocer si la empresa dispone de una cantidad óptima de trabajadores y que estos a su vez tengan las habilidades necesarias en el momento y en el lugar oportunos.
Todo lo realizado con el Workforce Management, está orientado a estrategias para poder satisfacer la demanda de la empresa para maximizar el rendimiento y la competencia.
Con el Workforce Management podemos ver elementos de varios campos comunes de recursos humanos como pueden ser la planificación y análisis de demanda o la gestión del rendimiento.
¿Cuáles son los componentes claves del workforce Management?
Una vez que sabemos qué es el Workforce Management, nos vamos a centrar en conocer sus componentes para poder tener una visión más específica.
Planificación de la fuerza laboral
Para esta planificación se tendrá que saber con antelación la demanda de trabajo que habrá para así tener una previsión de los trabajadores que necesitaremos.
Programación
En la programación podemos ver todo lo referente con los turnos de trabajo y su gestión, así como las vacaciones de los trabajadores, descansos o días libres, de forma que podamos llegar a una armonía entre las necesidades de los trabajadores y la empresa.
El control de las asistencias al trabajo
Se utilizarán datos y KPIs para poder realizar un control de la asistencia a los trabajadores con históricos de ausencias u horas extras realizadas, etc.
Gestión del rendimiento
Como en el control de asistencias, también se utilizan datos y KPIs para analizar el rendimiento de los trabajadore y poder realizarse mejoras.
Análisis y reportes
Con los datos adquiridos se podrán realizar informes para aumentar la productividad y la eficiencia de los empleados.
Formación y desarrollo
Con la formación y el desarrollo se intenta que todos los empleados puedan llegar a tener un programa de formación continua adecuada a sus demandas y habilidades.
¿Cómo influye el Workforce Management en la productividad de la empresa?
Podemos ver el Workforce Management cómo influye de varias maneras en la productividad de las empresas.
Un ejemplo de ello es la optimización de los recursos ya que podemos minimizar los tiempos muertos y aumentar la eficiencia debido a una mejor gestión de los empleados.
Por otro lado, el hecho de tener una programación eficaz hace que se reduzcan los costes laborales influyendo también en que los empleados estén menos cargados en sus tareas.
Todo esto nos lleva la tercera influencia en la productividad, ya que el empleado estará más motivado debido a un aumento de su satisfacción al tener horarios más flexibles y mayor conciliación entre trabajo y vida personal.
Por último, aumenta la calidad del servicio al cliente y esto hace más positiva la experiencia del cliente.
¿Qué pasos se deben seguir para implementar el Workforce Management en tu empresa?
Tendremos que utilizar un enfoque alineado con la estrategia de la empresa y además una metodología específica para poder implementar el Workforce Management en una empresa.
Vamos a ver, a continuación, los pasos más importantes para poder realizar esta implementación con éxito:
Evaluación de la situación inicial
El primer paso que debemos dar antes de implementar el WFM, es el análisis de la situación actual para ver desde donde partimos. Esto se realiza a través de una auditoría para ver, entre otras cosas, la previsión de la demanda o el rendimiento de los trabajadores.
De esta forma identificamos los puntos débiles y además obtenemos datos que nos sirven para realizar históricos.
Establecimiento de metas
Tendremos que establecer los objetivos a través del método SMART, es decir, objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido.
Selección de la tecnología adecuada
Tendremos que selección una herramienta de WFM adecuada y que esté en consonancia con las necesidades que tengamos en nuestra organización.
Capacitación del personal
Para que los trabajadores puedan utilizar la nueva herramienta tendremos que darles formación de forma que puedan aprovechar el sistema para sacarle el máximo partido.
Monitoreo y ajustes
Finamente tendremos que analizar los resultados de forma constante para ver la efectividad que tenemos y en el caso de que sea necesario, ir realizando ajustes con el objetivo de una mayor optimización.
¿Qué perfil tiene un Workforce Manager?
El Workforce Manager se encarga básicamente de la planificación, coordinación y supervisión de los recursos humanos de una organización para asegurar su uso eficaz. Esto hace que tenga un perfil muy completo y que se esté convirtiendo en una figura imprescindible en las empresas.
Entre otras habilidades y competencias claves, el Workforce Manager debe poseer habilidades analíticas para el trabajo y el análisis de datos, habilidades de comunicación, habilidades tecnológicas, liderazgo, gestión del conocimiento y gestión del rendimiento y una gran adaptabilidad a todo tipo de situación y resolución de problemas entre otras.
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